对“供方"控制应注意的问题

对“供方"控制应注意的问题（作者： 不详）
采购是形成产品的一个重要过程，采购产品的质量对组织的产品是否符合要求有着不可忽视的影响。对采购过程的控制，应包括对采购产品及供方进行控制、制定采购要求、对采购产品进行验证等三个方面。
根据GB／T 19001标准7.4.1条款对采购过程提出的有关要求，组织对供方进行控制应注重以下几点。
一、全面、正确地识别供方
什么是供方?GB／T 19000标准3.3.6条款作出的定义为：“提供产品的组织或个人”，并作以下示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方，即供方是采购产品的提供者，可以是生产厂家，也可以是产品的零售商、代理商。
实际上，由于各种原因，组织无法直接向生产厂家直接订货，只能在市场采购或通过代理商订货采购。审核时，我们常常发现组织提供的合格供方名单里并没有包括这些零售商、代理商，当然也没有对他们的评定材料。这些组织片面地把供方理解为“生产厂家”这一种形式，没有认识到产品的零售商、代理商同样也是供方。
二、对供方进行分类管理
GB／T 19001标准7.4.1条款规定：“对供方及采购的产品控制的类型和程度应取决于采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响。”由标准的要求可以看出，对“采购品”以及采购品的“供方”都应进行分类管理，分类管理的依据是“采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响”，如某组织根据采购品对产品的影响程度不同，把采购品分为A、B、C三类，那么对采购品的供方可顺理成章分为A类采购品的供方、B类采购品的供方、C类采购品的供方(简称A类供方、B类供方、C类供方)。对供方分类的目的是为组织对供方的管理采取不同的控制类型和程度。
在现场审核时，经常发现组织提供的合格供方名单里没有对供方进行分类，即组织没有按“采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响”对采购品的供方进行分类。
三、评定合格供方的依据
GB／T 19001标准7.4.1条款规定：“组织应根据供方按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方。”这就是说，对供方进行评价的依据是“按组织的要求，供方提供采购产品的能力”，再根据评价的结果选择供方，形成合格供方名单。
GB／T 19000标准3.9.12条款将“能力”定义为：“经证实的应用知识和技能的本领”。因此，“所谓提供产品的能力”就是指供方能够按组织提出的要求(如采购品的名称、牌号、规格、质量标准等)，按照约定的价格、交货期等，持续稳定地提供组织满意的采购品的本领。“组织的要求”通常包括明示要求和隐含要求：明示要求是指订货合同约定的条款，如采购品的名称、牌号、规格、采用的标准代号、价格、交货期、服务要求等；隐含要求是指订货合同内未约定的条款，但组织期望了解这些信息，这些信息对于评定合格的供方、尤其对产品质量影响大的供方至关重要，如供方的资质、诚信等级、有无违纪或不良行为、历史状况、财务状况、与其他组织类似产品质量的比较、采购品使用的实际质量情况等。
四、制定评价、选择和再评价供方的准则
GB／11 19001标准7.4.1条款规定：“应制定选择、评价和重新评价的准则。”制定对供方评价准则是组织对采购过程控制的重要内容之一，是选择、评价供方的依据。对供方评价的内容一般包括：提供产品的符合性、供方的质量保证能力，以及其他需评价的内容。在制定准则时，要考虑以下几点：
1．评定准则的内容要能充分反映出供方提供的采购品满足组织要求的能力，既要体现出供方满足组织明示要求的能力，又要体现出供方满足组织隐含要求的能力。在此基础上，确定评价和重新评价的具体操作准则。
2．对不同管理类别的供方，在评价项目、内容要求、周期、判定准则上应有所区别，要充分体现对产品质量影响大的采购品的供方实行严格控制。
3．评定准则和重新评定准则在评价内容、方式上要有所区别。
新开发供方的评价准则要充分体现出“供方是否具有满足组织要求的能力”。一般要评价产品(样品)质量状况或已向其他组织提供的同类产品的质量情况、供方质量管理体系对提供稳定质量产品的保证能力、交付后的服务和技术支持能力、供方顾客的满意程度、其他情况(如履约能力、诚信等级等)。
对现有供方的重新评定准则，要充分体现出“供方是否保持了初次评定时满足组织要求的能力、是否有所改进”。例如，供方供货质量的稳定性、符合性有否提高，工作绩效(如交货及时性、价格、服务等)有否改进，质量管理体系是否持续有效等。对选择为合格的供方要实现动态管理，当提供的采购品出现质量问题时应规定要采取的措施，以保证采购品持续符合要求。
“与供方互利的关系”是质量管理原则之一，建立组织与供方的相互共存、互利的关系，可增强双方的能力，实现双赢，对现有供方进行动态管理要充分体现这一原则。
4．评定和重新评定准则的内容要有可操作性，应明确规定接受为合格供方的标准，重新评价的时机、内容、方式和要求，持续保持合格供方的标准，同时要规定获取相应信息的职责、方法、程序，以便为评价提供相应的信息。
在现场审核时，往往会发现以下问题：
1．组织没有制定评定和重新评定准则，不能提供评价依据。
2．组织没有认识到对供方进行“评定”和“重新评定”是评定要求有差异的两种评定方式，进行评定时通通使用一个评定准则。
3．组织使用的评定准则没有对不同管理类别的供方进行区分，对不同管理类别的供方使用一个准则进行评定。
4．组织制定的某些评定内容缺乏可操作性，虽规定了评定的内容，但无法获取相应信息，使评定记录表的这部分内容形同虚设。
五、区分“物品的采购”和“过程的外包”间的差异
一般地说，采购包括外包。二者在管理上有很多相同之处，但也有很大的差异。从质量管理角度看，物品采购关注采购的结果，即采购品的质量是否满足组织的需求，而不关注供方过程的控制情况；过程外包不仅关注外包产品的质量是否符合规定要求，而且更关注供方过程的受控情况，尤其是特殊过程的外包管理。一般的物品采购，按7.4条款的要求进行管理即可；外包除了要按7.4条款的要求进行管理外，还要按外包过程要求的相应条款进行管理，如特殊过程的外包除按7.4条款的要求进行管理外，还要按7.5.1及7.5.2等相应条款的要求进行管理。因此，在制定选择、评价和重新评价的准则时，要充分考虑二者间的差异，在评价项目、内容、方式、程序上体现出各自的特点。
在审核时，经常看到组织提供的供方评定准则中没有对采购品的供方和外包方进行区分，没有显现出对外包过程，尤其是对特殊过程外包的特殊要求。
六、对合格供方的评价材料要充分、有效
按评定准则的规定要求，组织要对供方进行评定和按期重新评定，评定要以充分的供方和采购品信息为基础。对此，组织要建立并实施获取相应评定信息的方法、程序，以便为评价提供相应的证据。为便于实施评定，组织常常根据评定准则规定的要求绘制规范的记录表格，将评定意见填入表内，并将获取的证据附在后面，使评定建立在基于事实的基础上。获取证据时，要注意以下几点：
1．注意证据的时效性。如获取供方的资质证明、认证证书时，要注意证书的有效期限。
2．注意证据的有效性。如获取供方的资质证明、认证证书时，要注意证书规定的产品范围是否覆盖了组织的采购品。
3．注意证据的充分性。即评定的结论要有足够充分的证实材料予以技术支持，不能讲空话。
要确保采购产品的厌量满是组织的要求，就必须对“供方”进行评价和选择，而且重在评价和选择，这是控制采购过程的首要程序。对采购过程的管理要扭转“重验证、轻评价和选择”的传统观念，充分利用供方资源、第三方认证机构的认证成果，以及社会公用信息，尽量减少不必要的重复工作。