电子版文件的控制

本人管理质量体系时间不长，请各位指点指点
最近一段时间一直在审核文件控制和记录控制这一块，发现三个问题：
1、电子版发放的文件没有发文记录，只是发文人说自己给谁发了，至于收件人有没有收到，不能确定。
2、电子版文件发给相应人员之后，对方也不会主动下载保存。
3、公司的一些日报或者周报、月报之类的，都是电子版的，存档的也是电子版，可电子版是可以随时更改内容的，这样的存档还有意义吗？
回来汇报领导，领导言下之意就是不用那么较劲。
郁闷，我该怎么做呢？