最近新编的文件控制作业程序，望各位大侠能指导下

1 目的
对与质量管理体系要求有关的文件进行控制，保证与质量管理有关的所有依据性文件和资料处于受控状态，确保管理体系运行的各个场所都能够使用相应文件的有效版本。

2 范围
适用于本公司与质量管理体系有关的文件资料（包括电子媒体文件）和与质量体系有关外来文件的控制。

3 参考文件
无

4 定义说明
4.1 受控文件：指对管理体系运行起重要作用、对各个场具有指导性的或作为依据的公司内文件。这类文件的审批、发放、使用、更改、保管、作废等都按规定的程序进行控制。
4.2 非受控文件：指只具有参考性功能的、作为资料性质的文件，不接受更改
控制。
4.3 有效版本：指引用外部文件的最新版本或公司内部文件的最新版本，如：
国际标准、国家标准、行业标准、图纸资料、以及法规性文件资料等。

5 职责
5.1公司总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准和发布。
5.2管理者代表组织对现有体系文件的定期评审。
5.3人事行政部负责文件的归口管理,对公司所有文件进行监督检查。
5.4营运部负责组织质量手册、程序文件的编写，以及检验文件的编制和管理。
5.5 研发部负责技术文件、工艺文件的编制和管理以及相关技术标准的收集
和传递。
5.6 各相关职能部门负责本部门质量管理体系文件、外来文件等的管理。
5.7 体系文件制作及审批权限职责

文件阶次 文件名称 制定 审核 核准
一阶 手册 营运部质量办 管理者代表 最高管理者
二阶 程序文件 各部门专员 各部门经理 管理者代表
三阶 相关作业指导书 各部门指定人员 各部门经理 管理者代表
四阶 相关表单 各部门相关人员 相关部门人员 部门主管

6 内容与流程
6.1 内部文件控制流程




工 作 内 容 及 要 求
1.1 文件的分类
1.1.1第一阶文件：质量手册。
1.1.2第二阶文件：程序文件。
1.1.3第三阶文件：质量计划、技术标准、检验规范、作业指导书、管理制度等技术及管理性文件。
1.1.4第四阶文件：质量记录。
1.1.5外来文件（包括国际标准、国家标准、军队标准、法律法规等）。
2.1质量管理体系文件编号原则
文件编号实例说明：RQ100110
1、第1位为公司代码，统一用R表示。
2、第2位为部门代码，具体参考上表定义。
3、第3位为文件级别，1表示质量手册，2表示程序文件，3，表示三阶文件含合同及协议，4表示记录文件含图纸。
4、第4、5、6三位表示考虑部门及阶别后的小类流水号，即文件顺序号。
5、第7、8位表示版本号，从1开始，随着版本改变按自然数的顺序往上升，不允许跳升。
6、附件一般不用单独编号，当附件为记录表格时或图纸且需要编号时，应当给该表格或图纸等一个阶别为4的文件编号。
7、电脑存档文件名规则：以文件编号开头+8个字或字符以内的自定义标识+8位日期码+.文件后缀名。

3.1 依公司管理系统文件需求由上述职责（5.7）规定的文件制定人制定或修订相关文件。
3.2 文件制定需申请编码，详情见本程序2.1条 “质量管理体系文件编号原则”
3.3 体系文件内容格式，按公司文件标准化要求执行。

4.1 新制定文件和修订文件的核准权限依5.7要求。

5.1 经核准后的文件，需求单位将原件、复印件以及电子档统一送交文控。由文控依文件需求拟定之分发单位复印适当分数。

6.1文件发行
6.1.1文件发放前将要发行的文件名称以E-MAIL或电话方式通知相关单位，由部门指定人员于营运部质量办领取，如改版后文件，领取单位必须将旧版文件一同送交营运部质量办方可领取。
6.1.2 营运部质量办将加盖相关印章后的文件发给各部门指定人员，收文单位于《文件发放回收登记表》中签收。
6.1.2.1文件发放号：总经理01；管理者代表02；人事行政部02；研发部03；营运部04；销售部05；财务部06；认证公司00。
6.2文件使用
6.2.1当使用人的文件破损严重，影响使用时，应填写文件《文件领用申请表》经部门主管核准，持破损文件到文件保管部门办理手续进行更换，同时将破损文件交给文件保管部门。
6.2.2若文件丢失，应向发文部门说明原因，申请补发。
6.2.3借阅与体系有关的文件，借阅人需经文件主管部门负责人同意后，方可借阅，借阅文件需在规定期限内归还并填写《文件借阅登记表》。
7.1 文件修改由制定单位提出修订原因，填写《文件更改单》，在表单中勾选暂时变更或永久变更，如果暂时变更，则需注明变更的时限。修改之内容用下划线注明。
7.1.1文件的新版本为A/0，修改版本第一次为A/1，第二次为A/2，以此类推，文件经多次更改或修改幅度较大时，经审核或批准后，可更换版本号，如由A版本号换至B版本号。文件的更改权归编制部门。
管理者代表组织对质量手册、程序文件、质量方针和目标通过管理评审进行审核、更改。
各部门每年对文件和资料进行一次全面检查，检查各类在用文件和资料的有效性，填写《文件有效性评审表》，发现问题及时处理，文件更改的再批准由文件原审批权限的岗位人员进行。
8.1 文件保存
8.1.1运营部质量办保存文件的正本，及时归档，建立和更新《受控文件清单》，同将电子档放入系统，以提供相关单位查询。
8.1.2各部门负责保存带有“受控”标识的文件，文件应有序的加以保存以便存取和查询。
8.1.3 文件应放在干燥、通风、安全的地方。
8.2 文件销毁
8.2.1对有时间性限制的受控文件，到期以后自动作废。
8.2.2文件作废通知应由原编制部门提交文件主管部门，填写《文件销毁审批表》，由文件主管部门统一销毁。为积累知识或追溯历史、具有保留价值的作废文件，加盖“作废保留”印章，以防止作废文件的非预期使用。