四级文件如何得到有效的版本控制

公司管代要求只要是二三级文件中出现的表单，对其格式进行受控，当然，填写后成为记录不在文控控制范围内。一个新的表单，第一次随文件出现时，则跟随该份文件进行签核审批及颁发至文件需求部门，但签字都只是体现在文件的封面上，附随的表单上是没有任何会签审批的标识。如果一份表单a第一次出现在A这份文件，A只分到1,2这两个部门，那表单a只分到1,2这两个部门，且其颁发的时间及部门都已经形成记录。B份文件中也用到这份表单，因表单此前算作审批过了，所以在B审批过程中，不附带a表单，这就感觉一份文件不完整了。另外，，B只分到3,4这两个部门，但在B中不附带a表单，3,4这两个部门就无法得到a表单。。。只能文控中心在做颁发记录，这样，感觉就很乱。我现在想把四级表单随文件出现时，也作为独立的一份文件进行签核颁发至所有部门，大家认为可行不