不合格品评审和制程异常单之间的关系和顺序？

请教一个关于医疗器械行业不合格品评审和异常处理的问题：
我们公司有一个问题，每次IPQC在生产线发现异常后（比如IPQC巡检抽检50PCS，发现30PCS不良），就会填写一个不合格品处理单，这个单子里说明巡检的问题，然后拿给我们计划部签字确认订单是否紧急并发表意见，然后这个单子再流到品管部、工程部门，品管部和工程部发表意见后，最后将这个单子再流到公司的副总，副总做出最终结论（合格/不合格，挑选、返工、报废、返修、其它），最后副总再决定是否要纠正预防措施报告，如果要的话，IPQC又要再把这个问题写一遍，再搞一张纠正预防措施报告。
这些的流程存在如下问题：
1：出现问题后花很多时间在评审不良品如何处理，没有给出临时措施到底是否可正常生产、隔离等措施）
2：虎头蛇尾，后面很多时间没有采取纠正预防措施，特别是产品让步接收后。
这2个单子到底如何使用及顺序最合适？请各位赐教！
谢谢！