客诉书面回复报告的实例

下面是我回复某客户诉怨的报告，供大家参考。

XXX总经理：
您好！
非常抱歉此事给您工作上带来的不便，并感谢您对我司产品的一贯的支持。接到您反映的插装阀与电磁阀结合处漏油的信息后，立即安排质管部查阅了该插装阀和插装阀盖板的相关质量记录和相关参数。并会同技术部、生产部召开了质量分析会议。插装阀是标准件，插装阀盖板我公司加工的，从该种设计的广泛应用上来看是成熟的，角密封的技术是确实可行的，也是符合相关标准的。由于目前不清楚漏油现状，经我们分析造成结合处漏油可能由下面原因造成的：
1.插装阀盖板（XX-XXX-XX）几个加工尺寸控制不好、加工不到位引起的，如同轴度、粗糙度、斜面15°处有毛刺。
2.经查我司的出厂调试记录，调试到21Mpa不渗漏来看可能是使用过程中密封圈损坏造成的。
为了不影响贵公司的使用，我公司作了相应的应急措施：
1.请确认漏油的数量，目前，我司重新用数控机床加工了两套插装阀盖板（XX-XXXXX-XXX），严格控制尺寸，并在下周一进行装配调试。
2.我司准备了相应的密封圈，于XX月XX号前和插装阀盖板一起发出供贵公司更换。
为了调查出问题的真正原因，请贵公司帮忙把有问题的插装阀盖板和插装阀密封圈退回我司分析原因，我司将根据原因制定相应的纠正预防措施，并提供给贵公司参考。另外请贵公司告之使用了多久才出现此现象，使用期间有没有检修过？请将相关信息收集一下，供我司参考。十分感谢！
如有任何问题，或需要我为您做点什么，请随时与我部联系。
联系电话：XXXXXXXX；联系人：XXX
附：阀门接口处图纸一份供参考

XXXX年XX月XX日
XXXX公司


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