再谈外来文件

最近又在研究外来文件，感觉进了牛角尖，请大家点拨。
1.外来文件到底包括哪些文件
公司目前放入的是：法律、法规、国家标准、行业标准

顾客的各种传真，各种设备的说明书，各种上级公文等等是不是算外来文件？如何管控。

2.发放的纸张版外来文件失效后，是否一定要收回。如果在外来设备清单上注明某文件失效，要求文件持有人自行处理，是否可行？