关于文件回收的问题该如何处理？

最近有一新客户来我司审厂，在看了我们文控中心的文件收发登记后认为操作上有点问题，首先描述一下我们现在的做法，就是当有新文件需要下发时，文控人员会在“文件收发登记表”中相应栏内填写文件名称、编号、发放号、版本号、份数等内容，然后找相关部门人员签收，如果是02版文件，同时还要找出01版的文件发放记录表，要求原收件部门把老文件给出作废，同时在01版文件发放记录表中的“文件回收”栏内签名，如果没有回收到旧文件，文控人员不给其签名，这样就可以知道老文件的回收情况，对于这种做法，客户SQA认为不直观，建议我们在02版文件发放时，在相对应的”文件回收“栏内签名并备注回收文件的版本号01。我认为这么做是不对的，虽然表面看起来没有问题，而且易于操作，但是实际操作中却常常有一些特殊情况的存在，比如因为组织架构的调整导致现在发放的部门可能已不再是以前发放的部门，产品生产场所的变化等等，而文件受控的目的是为了防止误用，所以为了确保回收到位，我认为还是要把以前的发放记录找到并在对应老版本的“文件回收”栏内签回而且也不需要备注回收文件的版本号，，不知各位在文件回收时如何操作的，欢迎讨论！