谈谈文件的控制

本帖最后由 苟德坤 于 2013-4-29 16:33 编辑

序：我一直认为，做质量与体系的人要敢于讲真话。我的文字描述大多是“吐槽”型的。其实并非“愤青”或对谁有意见。而是讲讲真实的经历。因之前有接触过一段时间咨询，了解了一些内容，因此便“大胆妄言”了，当然并非有意伤害了谁谁谁的利益，驳了谁谁谁的面子。果真如此，纯属巧合。
文件的控制要求在QMS里面描述得很清楚，但部分企业在文件控制上面是极为混乱（“极为”一词极为恰当）。这部分责任绝大部分来源于那些所谓的咨询“师”（注：如果是一位有着职业责任感与专业素养的从事咨询的工作者，可取谛引号，并且此文章描述与之不符）他们收取了这些不懂标准的企业老板的钱以后，余下的麻烦会累及企业N久！然后这些企业却“汝死哪知世界宽”，意思是还不知道为什么会这么乱。今年这个咨询“师”做一套，明年那个咨询“师”做一套，唉，伤感。例：
一、N多的咨询“师”接到咨询单以后，便从移动硬盘里面按照标准条款从相同性质的企业里面找出文件，并将其中的企业名称换掉。（使用办公软件的搜索功能，其实用不了一个小时，甚至一些Green deer连企业名称都没有全部更换过来，让人啼笑皆非，笑掉大牙。），再按照标准条款把相应的记录表格再打印出来让企业里面的人来签字，甚至有企业让一个人签几十个人的字，这也水得不能再水了。通常情况下，一个咨询“师”可能一天搞定监审，或者三天搞定初审。反正他们只要能把审核老师拿下，便可以说已履行职责了，却根本不考虑企业的实际情况。因此，这些文件大多是不适合该企业的实际情况的，做个样子分发受控（我从事的公司刚开始文件上面加盖了四个不同类型的受控章，甚至还有骑缝章，咨询“师”，你老有才了！）以后，是不会有人询问滴。问题出来了：要这么多废纸作甚？(建议咨询工作者应尽责任，收了别人的钱，就得真正做出对别人有用的事。制定出符合客户实际情况的文件。)
二、我也搞不懂，为什么N多咨询“师”们几乎千篇一律（如同小学幼儿描写秋天：秋天来了，树叶儿黄了，一片一片掉下来了．．．）将所有的文件统一划分为所谓的一、二、三、四阶文件（体系标准里面要求？？）。其中四阶文件是一些表单、记录。问题来了：四阶文件大部分并没有在前三阶文件中提出。也就是说，四阶文件是没有出处的，而是拍脑壳拍出来的，是没有根据的。这样一来，各部门今天可能出一张表，明天可能出一张表，打印出来签字，但这些内容与格式是没有经过评审与受控的。时间一长，四阶失控。在记录清单中，搞不懂哪份在用，哪份已作废，哪份是新增的。很多时候，企业里面很难拿出一份有底气的受控文件清单与受控记录表格清单，即便是有，也不会很全面，完整。（建议：1、其实文件的形成，很多企业里面无“参考文件”这一项，例如法律法规要求，行业要求，地方行政要求，协会要求，客户的要求（合同）等在文件里面很少反映，如果一份文件的形成真的参考了上述要求，这样的文件才能真正源有所出，理有所依，而非搞搞花架子。2、所有的表单记录应作为附录附于程序之后，然后加上流水号则可。如此一来，也有根有据，文件评审过程中，四阶也评审了，文件分发受控，记录也受控了。这样可限制随意增删，无效记录也会少很多。）
三、咨询“师”们大概有在所谓四阶文件里面描述“职责”相关的内容，但是这些职责是否真的在企业里面适用，这些职责是否包含了组织过程控制中所有的职责，如果各部门的职责从理论上相加起来不能等于组织过程控制所有职责的总和，则会出现“职责”空档。问题又来了：空档上的职责谁去做？我想这约莫可能成为“扯皮”的最佳理由。（建议公司内部可编制部门组织机构及职责描述，各司其职，出现扯皮，以程序为准。当然前提是发布前要组织评审，老大签字。）
四、最让人操蛋的是，客户审厂。本来就没有按照体系标准做，而客户发过来的供应商自评之类表单内容又处处来源于体系要求，甚至一些法律要求与社会责任。一些企业里面哪有这些玩意儿呢？负责体系或者品质工作的人便开始“乱弹琴”。有时候忙活了半天，还可以忽悠客户，有些时候碰到台资或日资企业，那就够怆了，一旦订单走脱，老板难免也抱怨一句“妈妈的”，顺带在会议上训骂一通，以此了之。总经理有次问我
“这些问题到底该怎么解决？”
答曰“一切按标准要求执行，便迎刃而解”。
其实我也知道这是一句操蛋的回答，但我示意他：公司目前体系混乱，领导层要引起关注，不能这样长期“吹牛”、“作假”、“乱弹琴”，累不说对公司还没有一点益处，相反自己扇了自己几耳光。就像当年阿Q输了钱打自已两巴掌——“打完之后，便心平气和起来，似乎打的是自己，被打的是另一个自己，不久也就仿佛是自己打了别个一般，——虽然还有些热剌剌，——心满意足的得胜的躺下了。”
其实客户审厂的表格大家已并不陌生，上面所要求的，在我看来并不过分，企业本身就应该那样去做，去改善，去保持。可能有这样的例子：刚开始做企业老板不知怎么做，但一直按照客户的要求做，甚至比要求做得更好。后来，这样的企业当然理所应当地走向成功，永远把顾客的要求放在第一位，以“顾客为关注的焦点”，无论如何也会有所成器。当然这只是经营与发展的一方面。
以上四项内容，仅仅个人浅见，所谓“初生牛犊不怕虎”是也，或者“坐井观天”是也。对与不对，任人意见，言论自由嘛。