文件控制系统

我写的一份关于文件控制的文件，欢迎各位大侠给点意见

1. 目的:
对公司所有受控文件的建立、批准、修改和分发进行控制，确保相关场所使用文件的有效版本。

2. 范围:
此系统文件适用于因公司运作需要创建的质量管理体系有关文件资料及与所有接收或者收集的外部文件。

3. 参考文件:
无。

4. 定义:
4.1 DCC:文件控制中心。
4.2 受控文件:指对管理体系运行起作用、对各个场所具有指导性或作为依据的公司内部文件。
4.3 非受控文件:指具有参考性功能的、作为资料性质的文件，不接受更改、控制。
4.4 有效版本:指公司内部文件的最新版本或引用外部文件的最新版本，如国际标准、国家标准、行业标准及法规性文件资料等。

5. 职责:
5.1 文件控制中心负责本程序所规定文件的控制，即文件的打印、发放、正本保管、回收、作废。
5.2 相关部门负责本部门的文件的编写、更改、领用、保管、实施，并确保使用场所的文件为最新有效文件，并及时交DCC处备案。
5.3 接受部门对受控文件发放后的控制负责，直到文件被销废为止。
5.4 各部门主管应确保本程序在其部门得到有效的执行。
5.5 需要送DCC处受控的文件。
5.4.1 品质保证手册。
5.4.2 公司所有的系统文件及操作指引。
5.4.3 公司所有的生产图纸。
5.4.4 生产使用的物料清单。
5.4.5 ECN工程变更通知单。

6. 作业内容:
6.1 文件制作及审批权限:
文件阶次 文件类别 制订 审核 核准
一阶文件 品质手册 质量部 管理者代表 最高管理者
二阶文件 程序文件 各部门专员 各部门经理 管理者代表
三阶文件 相关作业指导书 各部门专员 各部门经理 管理者代表

6.2 每份文件都有唯一的文件编号，以便区别、保管等，应有版本号及ECN号，以区别同一文件的变更，有利于文件的受控。
6.3 文件发行:
6.3.1 文件发行前，文件编写人将要发行的文件名称以邮件的形式通知相关单位，部门相关人应向DCC申请文件编码及文件版本编码。
6.3.2 在文件批准之后，文件编写人应将正文和文件软体转交给DCC处受控和分发，DCC发现文件不符合程序要求时，应退回编写人重新更改和审批。
6.3.3 文件控制中心在需要分发的文件的复印件盖上受控章，并且根据分发的要求分发文件并做好受控清单。
6.3.4 对于分发去各部门的文件，部门负责人应应该制定人员对它们进行维护和管理。
6.3.5 一级文件不予分发，每个部门有只都权在服务器打开参考，当DCC将文件放在服务器上时，应用邮件将此信息通知相关部门。
6.4 文件的生效以控制章中的日期开始，对于系统文件和手册，从核准日开始。
6.5 文件使用:
6.5.1 使用单位收到DCC处文件发行通知时，领取单位到ＤCC处领取文件，如改版后文件，领取单位必须将旧版文件交到DCC处，方可领取。
6.5.2 当使用人文件破损严重，影响到使用时，应填写文件领用申请表，经部门主管核准，持破损文件到DCC处办理手续更换，同时将破损文件交给DCC做销废处理。
6.5.3 文件丢失时，应向DCC说明原因，申请补发。
6.5.4 借阅系统文件，借阅人需经文件主管部门负责人同意后，方可借阅，借阅读文件需要在规定的期限内归还并填写《文件借阅登记表》。
6.5 文件的回收和保存:
6.5.1 在分发更新的文件时, 文件控制中心须同时收回旧的版本, 并及时更新受控文件清单。
6.5.2 各部门负责保存带有“受控”标识的文件，文件应有序的加以保存以便存取和查询。
6.5.3 文件存放在适当的地方，如文件夹，文件柜，注意保存环境，并做好标识以便取出。
6.6 文件的修改:
6.6.1 任何部门可以通过电子邮件申请修改文件，但必须得到审核人的批准，文件修改后，需重新审核、批准。
6.6.2 修改之后，文件的版本号将从A开始逐渐递增做响应更新，如（A、B、C……Z）。
6.6.3 文件修改处，必须要做好修改标识（在修改处增加“X→”标识，X代表当前文件的版本号）。
6.7 文件销毁/撤销:
6.7.1 对有时间限制的文件，到期后自动作废。
6.7.2 文件作废通知由原编制部门提交到文件主管部门，填写《文件销毁审说明》，由文件主管统一销毁。
6.7.3 当文件被其它文件代替或文件不适用而撤销时，文件做销毁参考条例6.7.2。
6.8 外来文件管理:
6.8.1由各部门进行标识和管理，并负责对文件进行跟踪、换版。作废和销毁参考其它受控文件。
6.9 文件编号方法:
6.9.1 文件编号规则按以下规定进行。
HTMS – XX – XX – XX


顺序号
部门代码
文件阶次代码
公司代码
6.9.2 公司代码:
HTMS：代表航天民生科技（北京）有限公司。
6.9.3 性质代码按下表规定:
代码 文件阶次 文件类别
01 一阶文件 质量手册
02 二阶文件 系统文件
03 三阶文件 作业指导文件
文件阶次代码表
6.9.4 部门代码按下表规定:
部门名称 部门代码
财务部 FN
人力资源部 HR
研发部 RD
生产部 PD
品保部 QA
销售部 SA
部门代码表
6.9.5 顺序号:
文件顺序号从01开始，依次类推。
6.10 文件版本编码原则:
DS–XX –XXX



月份及顺序号代码（第1位码为月份码，如三月则该码数字为3，10月份则该码用字母A代替，依次类推；后两位为当月发行文件的系列码，如第100份文件时，则该码用A0表示，后续依次类推）
年份代码（取年份后两位数字，如2013，则取13作为年份代码，后续的依次类推）
文件版本修订编码
6.11 文件附表编码原则:
在该文件编码后加上/XX，XX代表本文件中第几个附表，如《文件受控清单》是本文件第一份附表，则《文件受控清单》编码为HTMS02QA01/01。

7. 附表:
《文件受控清单》 HTMS02QA01/01
《文件借阅登记表》 HTMS02QA01/02
《文件销毁审批说明》 HTMS02QA01/03
《文件丢失补发说明》 HTMS02QA01/04