关于电子版外来文件范围及控制方法的疑问

首先，说一下9000标准要求
4.2.3 文件控制
质量管理体系所要求的文件应予以控制。
　　f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；
g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件加以适当的标识。
目前为止，没有看到官方的对外来文件的任何名词解释或演绎。
其次，我所在的公司是一个研发+生产制造+现场服务的类型，研发人员站20%左右，计算机很普及，上网不控制，外来文件实际没有控制。

我的问题是：
1. 哪些文件必须算外来文件？
按照以前的理解，法律法规、标准都应该算，是否还有别的东西？
2.现在的法律法规和标准的电子版，各人可以很容易上网获得，也很容易相互交换，如何做到“得到识别，并控制其分发”？
3.文件作废后，如何“对这些文件加以适当的标识”？

请各位同行大能指点一二，多谢了。