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报告的回复问题?

请教大家一个问题。
我质管部发给其他部门的纠正预防措施或其它需要会签的报告,经常不能及时回复给我。时间久了,我自己都快遗忘了。所以审核的时候,总是要补这些乱七八的记录。
多次向上反映此类情况,但总解决不了。
大家有什么好法子?
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使用电子邮件,设为自动发出催回复开始每周一次,顺便也发给自己,用作提醒;仍不能解决问题,就改为每天发一次,顺便转发给相关负责人,肯定可以解决这个问题。

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