[分享]洽谈内部有效沟通

所谓领导能力就是激发他人跟随你一起工作，以获取共同目标的能力。管理离不开沟通，沟通渗透于管理的各个方面。一个人的成功，20%靠专业知识，40%靠人际关系，另外40%需要观察力的帮助，因此为了提升我们个人的竞争力，获得成功，就必须不断地运用有效的沟通方式和技巧，随时有效地与人接触沟通，只有这样，才有可能使你事业成功。
1、沟通概述
　　沟通是指信息凭借一定的符号载体，在人与人之间或群体之间进行传递，并获取理解的过程。管理沟通的过程可以表现为组织内部上下级之间、群体之间、个体与个体之间的沟通。在所有沟通者之间传递的不仅仅有知识语言信息，还包括身体动作、表情、态度、观点、思想等的传递。
　　沟通的重要职能就是交流信息，沟通式管理工作的基础，是人与人交往的桥梁，有沟通，才有理解。组织内部良好的沟通，尤其是上下级的沟通通畅，可使每位职员感到自己是组织的一员，可以提高职员的士气，激励职员的工作热情，提高职员的工作技能以及实现职员的生活目标。
　　沟通手段的有效运用，可以帮助组织建立一支以协作为中心的强健的职员队伍，可以增强组织的凝聚力。同时，沟通也是组织获得必要信息资料的重要途径，是满足职员心理需求、改善人际关系的重要工具。职员时常提供反馈意见，不但可以保持和谐的上下级关系，还可以保证管理者及时了解群众的意见，妥善解决工作中的问题。
　　有效的沟通使职员透过各种公开的沟通渠道，及时获得相关的信息，并通过相互讨论、交流、探索，一起出谋划策，共同克服困难。只有这样，组织的活动才会有效率，同时又充分调动了职员参与管理与决策的积极性。
　　沟通可以使职员了解整个组织的目标，每个人都能尽自己最大的努力为组织工作，积极改善自己的工作绩效，努力提高组织的战斗力，实现组织的目标。
2、影响沟通有效性的因素
　　实践证明，良好的沟通对于任何群体和组织的工作效果都十分重要。对于人际冲突来说，沟通不良可能是最重要的原因。正确了解沟通过程以及影响沟通的因素，对于我们如何在工作中利用改变沟通的方式达到提高工作绩效的目的有重要的意义。一般来讲，影响沟通有效性的因素主要有：信息过滤、选择性接受、情绪和语言等。
第一、 信息过滤
信息过滤也称谓信息失真影响，主要指信息发送者有意操纵信息，修改信息，甚至篡改信息，以使得信息显得对信息接受者更为有利。因此，在组织中，当信息在自上而下的传递过程中，下属会揣摩上级的意图，从而导致信息膨胀；而当信息在自下而上的过程中，下属常常压缩或整合信息以使上级不会因此而负担过重，从而导致信息删减。过滤的主要决定因素是组织结构中的层级数目，组织中的纵向层级数目越多，过滤的机会就越多。
第二、 选择性接受
选择性是指在沟通过程中，信息接受者会根据自己的需要、动机、经验、背景及其他个人特点有选择地去看或听信息。
第三、情绪
情绪则说明在接受信息时，接受者的感觉会影响到他对信息的解释。不同的情绪感受会使个体对同一信息的解释完全不同。任何极端的情绪体验，都可能阻碍 有效地沟通。
第四、语言
语言沟通是沟通中常用的方式，这方面存在的问题是：同样的词汇对不同的人来说含义是不一样的。在一个组织中，成员常常来自不同的背景，有着不同的语言风格；部门的分化使得专业人员发展了各自行业的行话和技术用语；纵向层级的存在也同样造成了语言问题，同样的词汇对不同的管理层有不同的含义。而管理者往往注意不到这种差别，以为自己说的话都能被其他人恰当地理解，从而给沟通造成了障碍。
3、实现组织内部有效沟通的方法
　　组织中有效的沟通应从以下几个方面入手：
首先，高层管理者必须从思想到行动上认可这样一种观念：与职员进行沟通对实现组织目标十分重要。他们必须亲自倡导沟通活动，乐于交流重要信息，愿意花大量时间与下属交谈，解答他们的问题，倾听他们的需要，并通过交流传达组织的前景规划，从而减弱职员对正在实施的某些行动的焦虑和不安。
第二，管理者必须言行一致。所谓"听其言，观其行"，行动比语言更具有说服力。在倾听职员的发言时，还应当注意通过非语言信号来表示对对方的话的关注。比如，赞许性的点头，恰当的面部表情，积极的目光相配合；不要看表，翻阅文件，拿着笔乱画乱写。如果下属认为上级对他的话很关注，他就乐意向上级提供更多的信息；否则下属有可能把自己知道的信息也怠于向管理者汇报。
研究表明，在面对面的沟通当中，一半以上的信息不是通过词汇来传达的，而是通过肢体语言来传达的。要使沟通富有成效，管理者必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性 。如果管理者通过语言沟通或非语言沟通传递的隐含信息与正式沟通渠道传递的官方信息相矛盾，管理者就会在下属中丧失信誉。
　　第三，保证双向沟通。只强调自上而下占主导地位的沟通程序并不是最佳选择，成功的程序是自上而下与自下而上的沟通达到平衡。通畅的沟通通道是顺利实现双向沟通的保证，包括鼓励和允许下属提出自己的问题、疑问，并由高层管理者亲自解答；开发申诉程序使下属的不满能够得到很快的处理。
　　第四，重视面对面的沟通。在变革和动荡时期，职员内心充满了畏惧和担忧。很多信息是通过非正式网络传递（小道消息），而这些信息常常是非正规的、模棱两可的。因此，高层管理者应该走出办公室，亲自和职员们交流信息。坦诚、开放、面对面的沟通使职员们觉得领导者理解自己的需要和关注，他们可以同呼吸共命运。
　　第五，共同承担沟通的责任。每一名管理者都有责任确保职员充分理解组织的工作目标，当这些信息沿着组织层级向下传递时，目标变得越来越具体。下属都希望从上级那里，而不是从同事或小道消息那里了解目标将对自己产生的影响。这就要求各级管理者及时向下属全面通报目标规划、传递必要的信息，最大限度地减少模棱两可的信息。
　　第六，根据听众调整信息。在组织中不同的人对信息的要求不同，个体和群体希望知道的信息以及获得信息的途径也不同，因此，管理者需要认识到这一点，并根据不同的情况设计不同的沟通方案。
　　第七，把沟通视为一个持续的过程。一方面，沟通应该是不间断的，如果管理层致力于保持信息沟通的持续性，组织中的成员会更体谅偶然出现的失误或缺欠。另一方面，选择适当的时机，管理者要在职员最想知道某一信息的时候告诉他这一信息，这种方法可以减弱小道消息的力量，提高管理层的信誉。
第八，不要强制职员对信息的反应。人们都不希望别人告诉自己该如何解释和感受各种信息，这样做不但不能增进信任和坦诚，反而会激起对抗性的情绪。在沟通中明确指出"谁、什么、何时、何地、为什么、怎么做"，最后让职员自己得出结论的方式会更加有效。
第九，注意保持理性，避免情绪化行为。在接受信息的时候，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观的理性的思维活动，而代之以情绪化的判断。管理者在与员工进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情绪出现失控，则应当暂停进一步沟通，直至回复平静。　
总之，由于诸多影响因素的存在，完美的沟通目标是可望不可及的，然而，有效的沟通可以通过对信任和准确的认识，有相互交流的意愿，高层管理者的接纳以及自下而上的沟通要求来实现。当然，由于人类本身固有的因素使信息失真不可能彻底解除，使得信息接收者得到的意义与发送者的本意可能相似也可能不同。而正是这种现实决定着个体的工作绩效、动机水平以及工作满意度。所以，在正式组织中要重视沟通的作用，特别是在当今的知识经济时代，信息共享的理念已经深入人心，只有更好地利用沟通才能使组织中的不同个体达成一致
、有效的目标。