采购管理程序

1范围
为规范采购活动，保证所采购的物资符合规定要求，满足生产的需要，特制定本程序
本程序适用于本公司生产所需的原材料、外协外购件、包装物、辅助材料等采购全过程的控制。
2术语
2.1本程序引用ISO/TS16949中的有关术语和定义。
2.2例外采购：指生产急需情况下，在非合格供应商处采购的物资。
2.3物资：指组织向供应商采购的原材料、外协外购件、包装物、辅助材料等，同时还包括供应商在提供物资过程中的服务。
3职责
3.1物料采购部为本程序的归口管理部门，负责采购过程的计划与实施管理。
3.2技术开发部负责提供采购物资所需的图纸和相关技术文件。
3.3生产制造部负责提供每月的生产滚动计划和生产计划表。
3.4质量保证部负责采购物资的进货检验。
4程序内容
4.1采购物资的范围及有关规定
4.1.1采购物资包括生产所需和技术部试制新产品所需的原材料、外协外购件、包装物和辅助材料。
4.1.2对于采购的所有物资必须满足现行适用法规的要求，特别是采购具有特殊规定的物资时，需符合国家关于安全、环保等方面的法规，并按照法律规定的程序履行有关手续。
4.2采购信息的管理
4.2.1物料采购部每月根据生产制造部提供的生产滚动计划和生产计划表，并结合仓库实际库存编制采购计划，此计划必须经物料采购部部长审核、总经理批准后方可实施。
4.2.2为使各供应商明确所供物资的相关技术要求和标准，采购员在与各供应商签订采购合同之前，应将技术部下发的图纸和相关技术文件转发给供应商，技术文件发放按《技术文件和资料控制程序》（A5.2）执行。
4.2.3采购员依据采购计划中所需的物资在合格供应商范围内进行采购活动，并与之签订
“采购合同”（JL6.2-02），采购合同的内容应包括：合同编号、供应商名称、物资型号、物资名称、单位、交货数量、单价、金额、交货日期等，保证采购要求的充分性。
4.2.4采购物资的价格依据组织与各供应商签订的供货协议（合同）为准。
4.2.5签订采购合同的方式：
a)对于距离组织较近的供应商，通知该供应商代表来我公司签订采购合同，确认无误后由供应商代表签字或盖章，该采购合同生效。
b)对于距离组织较远的供应商，通过传真方式下达采购合同，各供应商对采购合同确认无误后，由代表签字或盖章确认后反馈到我公司采购部，采购合同生效。
c)供应商对采购合同有疑义，双方再进行协商，达成一致意见后再签订。如经协商，仍不能达成一致意见，物料采购部按照《供应商管理程序》（A6.1）选择开发新的供应商。
4.2.6如采购合同需要增减变更，必须由采购合同的编制者提出，并填写“采购合同变更通知单”（JL6.2-05），由物料采购部部长批准后，按4.2.5规定的方式进行签订。
4.2.7对于标准件、易损件、低值易耗品等零星物资的采购，由各使用部门或保管部门填写“购物计划申请单”（JL6.2-03），经使用部门主管领导批准后，由物料采购部市场采购员负责采购。
4.3采购合同的跟踪管理
4.3.1采购员按照“供应商业绩评定及分级考核标准”（A6.1-02），对供应商采购合同的执行情况进行跟踪管理，并将结果记录在“采购合同执行情况表”（JL6.2-01）上，作为物料采购部对各供应商进行月度和年度评价的依据。
4.3.2采购员应督促各供应商按照采购合同中规定的交货日期和数量进行100%交付，并要求各供应商在交付物资的同时，提交自检报告或质量保证书。
4.3.3物料采购部应做好各种采购信息资料的整理、归档和保管工作。
4.4例外采购的管理
4.4.1当合格供应商发生意外事故不能按时交付物资时，物料采购部在接到延误交付的信息后，为满足生产急需可申请例外采购，或者对于临时新增的物资，在来不及选择、评定新的合格供应商时可申请例外采购。
4.4.2当物料采购部需进行例外采购时，由采购员填写“例外采购申请单”（JL6.2-04），说明例外采购的原因，并对拟采购供应商的情况进行了解，获取有关质保能力以及物资质量状况的必要资料，并征求技术开发部、质量保证部的意见，报采购部部长批准，涉及到关键零部件或者是金额较大的物资时，须报总经理批准后方可执行。
4.4.3由于例外采购可能引发的质量问题概率较大，所以应尽量控制例外采购，并严禁未经批准而进行例外采购。
4.5采购物资的交付入库管理
4.5.1当物资到达组织指定地点后，采购员根据供应商提供的送货单、自检报告开具报验单，质量保证部根据报验的物资型号及名称对其进行进货检验。
4.5.2采购员负责办理检验合格的采购物资的入库手续，如检验判定不合格，具体执行《不合格品控制程序》（A13.1）。
4.5.3当顾客希望在供应商处对其物资的符合性实施验证时，物料采购部必须对要开展的验证安排和物资放行的方法做出规定并通知供应商，但是该验证不能作为对供应商进行质量控制的依据，同时也不免除对该物资进行拒收的责任。
4.5.4对于例外采购的物资进行入库验证时，采购员应能确保产品具有质保书或产品合格证明，并在报验单的备注栏上应注明“例外采购”字样，质保部应加强对例外采购物资的质量把关，并通知商务经营部，当产品交付给最终顾客后，由商务经营部驻外人员对其安装使用情况进行特别跟踪，并将质量信息及时反馈给公司相关部门。
5相关程序、相关文件和质量记录
5.1相关程序
A5.2 技术文件和资料控制程序
A6.1 供应商管理程序
A13.1 不合格品控制程序
A6.1-02 供应商业绩评定及分级考核标准
5.3质量记录
JL6.2-01 采购合同执行情况表
JL6.2-02 采购合同
JL6.2-03 购物计划申请单
JL6.2-04 例外采购申请单
JL6.2-05 采购合同变更通知单
6本程序更改记录
序号 更改日期 更改条款 更改内容 更改标记 更改申请表号 更改人
1
2
3



编 制： 审 核： 批 准：
采 购 管 理 流 程 图
责任部门 输 入 流 程 输 出 接收部门
生产部各仓库技术部采购部采购部采购部供应商 《生产滚动计划》《生产计划表》《库存报表》图纸、相关技术文件采购计划例外采购申请单供应商业绩评定及分级考核标准送货单自检报告 YES NO NO YES 采购计划图纸、相关技术文件采购合同采购合同执行情况表报验单不合格品处理单 采购部相应仓库供应商采购部供应商采购部质保部采购部