[求助]oa系统发布体系文件的若干细节问题，请教大牛

公司体系文件（质量手册和程序文件）准备在公司OA系统上发布，涉及到一些操作的细节问题，怎么对应外审，心里没底，找高人给确认下：
1、文件在发布前得到批准，这个怎么体现？
对应：纸质版的有手写的签名，那么电子版的是不是加上签名的扫描图片即可，这样可以吗？
2、OA系统设置只能查看，不能下载，在oa上有查阅记录，是不是可以算是文件下发？？算作文件下发的记录吗？
3、四级文件的记录表单在OA上开放下载权限，随意下载，因为电子版的方便工作，可以吗？

以上问题请教外审过的大牛，是不是可以以上操作。多多赐教。

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1 个回复

wdusst (威望:46) (上海浦东新区) 汽车制造相关 SQE主管 - 睡懒觉

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1。应该是打印好的文件签字后扫描，在上传到系统发布。电子版插入签名，这做法不地道。另外电子文件发布过程中，如果有审批流程，也算有批准过程。
2。不严谨，如果OA系统中下发，是发到某些部门，然后这些部门的人有权限浏览，并且有浏览记录，就算下发了。注意一定要在作业现场安放可用的电脑，否则文件不易获得，和没有下发一样。
3。最好不要让随便下载，否则极容易发生现场使用旧版本表格的事情。最好有快捷打印功能，方便使用。
我以前所在公司，也经历过类似过程，我参与过一部分外审。再看看别人怎么说，也许不同审核员之间理解也有差异。