技术资料的疑问

今天我去审核技术部的《设计和开发控制程序》，发现实际工作中开发输入、输出、验证、确认等的评审都没有形成记录，只是说会上开会讨论，也没有会议纪要。整个技术部只发行《控制计划》《流程图》和《PFMEA》纸质版，其余都是电子版文件。请大家说说，我该怎样开不符合才方便整改？现在工作很忙，让他们补资料几乎是不可能的了，因为客户也没要求，他们肯定是不愿意的。我就想着今后应该怎么避免？怎样才能比较规范又不影响效益？先谢谢各位了！