大家快来帮我个忙

上周有大客户审核,结果发现我司客退品中性质分类存在不严谨之处(主要是"沟通问题"与"客户使用"无明确定义),同一个问题有时写成客户使用,有时写成沟通问题.
造成这个问题的原因主要是:该岗位的人员总在变动,然后又没有相关程序文件对这些性质做相关说明,所以造成QA工程师随意分类,结果这次客户审核太细,因些发现这个问题了.
麻烦大家帮忙制定纠正预防措施.