办公室的全员生产管理(TPM)攻略

（一）
8点50分，方南已经西装革履地出现在他自己公司的办公室里。“今天应该是一个好日子。”方南这样想。日本客户将在今天上午考察公司，这可是一笔大生意。另外，刚接到8年没见面的老同学刘洋的电话，他今天下午到本市出差。方南立刻联系了在本市的其他几个同学，大家准备晚上好好聚一聚。
两年前，方南与几个股东合伙创办了一家印刷公司，由方南全权经营，虽然这一行当竞争激烈，但方南凭借几个出色的技术人员，从一开始就以质量领先的优势逐渐建立起了客户群，业绩稳步增长，目前已经在同行中颇有一定知名度了。然而，方南并不满足现状。半年前，得知日本一家著名电子企业将在中国选择印刷厂商，方南立刻意识到这是公司的巨大机会。他力排众议，从银行申请一笔巨额贷款，购买了最先进的设备。并组织公司的市场技术精英，成立特别的投标小组，准备破釜沉舟拿下这一订单。功夫不负有心人，经过几轮较量，方南的公司成最后三个候选公司之一。今天日商将来现场考察，进行更深入的洽谈。

（二）

9：30，日商准时光临。出乎意料的是，日商只简单地看了一下价值千万的精确设备，却提出要看一些公司日常管理的文件。方南立刻安排文员安娜准备，可是过了半个小时，所要文件却丢东少西。对此方南解释道：“对不起，这个文员才来不久，对情况不熟悉，我们能不能先谈合同的事。”然而，日商并不买账，当即告辞，并通过翻译说：“我们认为，目前贵公司的效率暂时不能达到我们的合作要求。对不起，我们已经约好考察其他公司的时间，考虑到贵公司的诚意，我们下周同一时间可以再来一次，如果不能改善效率和管理，那么……。”方南如遭晴天霹雳一样，呆坐当场。

送走了日商，方南认真地在办公区转了一圈。在方南眼里，这里看起来是一片繁荣的景象：在诺大的集中办公区内，每个桌子上都堆着小山一样的文件，文件柜中的文件夹满满的，地上纵横交错着电话线、网线，每个人都显得那么忙碌，这难道会是一个没有效率的公司吗？方南回头看看自己的办公室，情况也差不了多少。如果这笔生意谈不成，怎么办？！自己可是把身家性命都押进来了啊。方南觉得脊背上直冒冷汗。

电话铃响了，方南赶紧拿起话筒，客户老刘焦急的声音从话筒另一方传来：“方总，前几个月我们签的那份合同被我丢了，请把你的那一份传过来，不然货款要出现麻烦了”。放下电话，方南忙把安娜叫来，让她把那份合同找出来，安娜为难的看着方南“方总，您并没用把它交给我啊！”三个小时后，方南翻遍了所有地方，终于从自己办公室的文件堆中找到了那份合同。方南摊坐在椅子上想，今天真是一个不走运的日子。日商下月还会来复查公司文件，这关系到公司生死存亡。刚才合同要是找不到，将造成巨大损失。还有什么可怕的事要发生呢？“必须要改变了”方南这样想。但是从何做起呢？

（三）

“怎们了，方南，生意没谈成？”晚上的同学会按原定计划召开，老同学们看出方南的情绪不高，关心地询问。面对老朋友，方南也不隐瞒，把今天发生的事情原原本本讲了出来。

在大家唏嘘同情方南的“遭遇”时，刘洋突然说：“或许我可以帮到你。”

“真的，有什么办法？”方南喜忧参半地看着他。

“TPM！”刘洋很果断而简练地回答。

原来，刘洋在一家韩资企业任职TPM主管，这次出差也是来参加一个TPM成果交流会。

“TPM好像是工厂里才用得到？”一位在场的同学提出疑问。

刘洋说：“对待办公室同样有有效。正好明天我们休会一天，方南，我可以到你公司看看，今天就先HAPPY吧！”

以方南对这位一向稳重的老同学的了解，看得出刘洋此言非虚，方南自然大喜过望，虽然当晚狂欢到凌晨2：00。而第二天早8：00整，方南已经等在刘洋住的酒店大厅里了。

（四）

9：00整，方南带着刘洋出现在公司的会议室，根据刘洋的要求，全体办公室人员聚集在会议室。简单的开场白之后，刘洋如一个演说家般开始了TPM的讲解。

“TPM源于日本公司的管理模式，字面意思是全员生产管理，原来流行于日韩制造企业，台湾企业也颇受其益，随着外资企业进驻中国大陆，这一管理方法也逐步在大陆的制造企业中开始推行。有的企业甚至提出了‘TPM是管理之本’的口号。目前，已经有为数不少的非制造企业，开始引入TPM并取得了很好的成效：办公效率增高了、工作环境舒适了、甚至加班都减少了。”

说到这里，刘洋扫视着现场每个人问到：“大家是否有这样的感受，东西用的时候就找不到；笔筒里放了很多笔好像都不好用；文件夹中都是过期的文件；昨天放好的东西今天就不见了？”

“是啊！有这种情况。”一连串的问号得到大家的共鸣，方南联想到昨天的遭遇，更是不住点头。
刘洋立刻接着问：“大家知道，浪费在效率上时间占每天工作时间的比例么？”

正在大家沉思的时候，刘洋微笑着说：“根据从事效率研究的专家统计，至少20%！”。大家哗然。

管采购阿杰说：“我认为还不止这个比例，有一次我找一份资料用了两天。”大家更是七嘴八舌地赞同起来。“原来公司这种情况这么严重啊！”方南联想到昨天发生的事情，不由暗自出了一身冷汗。

刘洋看出老同学的窘态，立刻转开话锋：“TPM正是可以解决这个问题钥匙。按照下面的步骤做，所有东西都可以在1分钟内找到。”话音刚落，整个会议室顿时静下来。大家好像在等待奇迹的发生。

（五）

刘洋在白板上并排写下了5个词：整理、整顿、清扫、清洁、素养。看到大家眼中疑惑的神情，刘洋解释道：“这就是著名的5S，是TPM的初期阶段，也是办公室TPM的核心，我可以用更具操作的词汇解释这些步骤。”他于是擦去后四个词，写下如下句子：

整理——找出一切不用品和不要品。

不用品定义：3个月内未曾用过的东西、可反复使用却多于一件的物品。

不要品定义：6个月内未曾用过的物品、与自己无关的物品。

范围：办公室内的任何文件、办公用品、个人物品。

实施步骤：1）在会议室中划出两块区域分别标注“不用品区”、“不要品区”。

2）每个人清理自己物品，将符合定义的物品分别放入两个区域（时间2小时）。

3）专人登记两个区域用品明细表。

4）每个人根据明细表中记录，找自己的急需物品。

5）不用品统一放置，不要品坚决丢掉。

6）每3个月清理一次不用品区，如果超过6个月无人问津，就丢掉。

原则：一切在规定时间内清理出的东西，都不问来处，都免于追究浪费责任！因此，两个区域总称免责区。

写完这些内容，刘洋摆了一个潇洒挥手的动作说：“大家开始吧，这可是最关键的第一步啊！”话音未落，传来方南的声音：“好，马上开始！”大家闻风而动，刘洋从中指挥，整理活动开始了。

两个小时以后，办公室内恍如台风过后的小镇：抽屉都七长八短地伸着、文件柜门也敞着、文件夹七零八落地散落其中。面对这番景象，方南却兴奋地发现，原来堆在各个办公桌上的小山似的文件不见了，虽然场面混乱了些，可看起来整体物品减少一半还多，自己的办公室的战绩就更好了。在整理中，方南发现自己的桌子上有大量的过期文件、杂志、报纸，甚至还有外卖电话卡，自己认为经常用的文具多数从没用过，包括自己的两个文件柜中的一个。

接下来的情况更令人兴奋，免责区的物品明细表在办公室各人的手中传阅，每个人几乎都找到自己正缺的东西。采购主管拿着采购单高兴地对方南说：“方总，看来这个月的采购成本要下降一大截了，至少有一半的东西有了着落。”技术部主管在文件明细中找到了一份日文的原始资料，好像失而复得了一件宝贝一样欢呼雀跃。再看“免责区”中的物品，各种文具几十件，报纸旧杂志堆积成山，在一些过期文件下赫然放着一台佳能打印机！

这时方南看到刘洋向他走过来，不由得感到尴尬起来，咳！这么多问题没看到，在老同学面前丢脸了。同时想到一本书上的一句话“对一个企业来讲，长期不把问题当问题的熟视无睹是最可怕的。”想到这里，方南惊出一身冷汗！刘洋看透了方南的心思，说：“没关系，大多数企业都这样，只要你有信心一定比别人做得好！‘孔子云：朝闻道夕死，可乎？曰可矣。’呀！”方南苦笑着回应：“老兄，别卖关子了，下一步怎么干，我可是全听你的了。”刘洋却笑着说：“该吃午饭了吧？！”全体人员都笑起来。

在刘洋的倡议下，全体人员都到楼下饭店聚餐，场面非常热烈，大家都主动与刘洋交流上午的心得。刘洋私下对方南说：“TPM执行秘诀之一：要大家都有成就感，感觉到做这件事开心，事半功倍！”

（六）

午休还未结束，大家就已经整齐地聚在会议室，等着刘洋继续“授课”。白板上出现了如下字句：
整顿——分类、定置、标识。

分类：1）将文件分出细致类别（公司级、部门级）公司级文件分类如规章制度、财务、人力资源、联络文函、传真收发、合同文本等；部门级文件如采购单、合同复印件、技术资料、公司通知等。

2）将其他办公用品等物品分类：可公用的/不可公用的。

定置：任何物品指定唯一的存放位置，活动物品定置活动区域。

标识：对指定的位置进行文字标识。

原则：1）物品一经定置不能更改地方。

2）个人不得存放文件，全部归档。

3）任何可公用物品必须统一定置存放。

4）建立签字栏，任何人动用公用物品必须签字并当天返还。

5）纯粹私人物品尽量不要放在办公室。

有了上午的经验，大家这回行动更迅速了，在刘洋的指导下还进行了简单而有效的分工和合作，方南、安娜专门负责文件分类、技术部制作标签、财务部和生产部负责用不干胶分割区域。工作进行的顺利而有节奏，刘洋抽空又对方南说：“TPM 执行秘诀之二：老板带头，推波助澜。”

当大家完成任务时，面对焕然一新的办公室，都不约而同的发出欢呼声。方南更是难以掩饰心中的激动之情。刘洋一副见怪不怪的表情，慢条斯理地说：“请方总测试找文件时间。”方南点出了3个文件，开始计时。只见安娜从容不迫地走到文件柜前，一一拿出文件夹，三份文件全部呈现在方南面前，只耗时43秒！全体又是一阵欢呼。人人都见证了奇迹的出现。此时刘洋却敦促大家回到会议室。课程又继续了。

（七）

这回，刘洋先来了一段开场白：“在大家的努力下，我们见证了刚才奇迹的发生，但是有一句话说得好‘刹那间的光辉不代表永恒’，只有坚持好，才能把我们所见的成果发扬光大。如何坚持呢？就是我们下边要提到的。”他转身在白板上写下如下内容：

清扫——分区、定人、定标准。

分区：划分责任区域、绘制责任区图。

定人：就近指定维护责任人、监督责任人。

定标准：对所划分的区域给出具体摆放标准、卫生标准、维护检查具体时间。

原则：1）责任区细致准确，涵盖办公室任何角落、细致到每个文件夹。

2）责任人要清晰明确，单人负责，每人都要参加，不能有任何例外。

3）标准制定越细、越严格越好。

刘洋要求技术部绘制出办公室平面图来，其他人准备责任人标牌。刘洋则带着几个人编写标准样板。

半个小时后，平面图绘出，刘洋把上面的物品分出多个区域，以不同的颜色标示。而每个颜色对应一个责任人，每个责任人开始按照标准样板制定本区域标准。标准确定后，制作成标牌张贴在各自责任区的明显地方，连同责任人姓名和颜色。大功告成！刘洋要求每个人，都按照区域的标准开始维护和检查区域内物品，同时又悄悄地对方南说：“TPM执行秘诀之三：全员参与，无往不利。”

（八）

大家认真地完成后，回到会议室，发现白板上有多了这样的字：

清洁——持之以恒的执行并不断改进。

素养——把上述活动变成习惯。

环顾大家，刘洋说：“以上是我个人对5S应用在办公室的一些体会。5S只是TPM概念中的一个组成部分。TPM作为成功企业管理经验的一部分，也在不断被剖析和解构，不断延伸。今天我们看到的只是汪洋大海中的一滴水的威力。但是不管其内涵和外延如何变化，只有一点是不变的，那就是坚持！”

（九）

一周以后，刘洋接到方南的电话：“日本的生意谈成了！董事会授权我聘请您出任我公司的总经理！”

（十）

现在，在方南公司整洁的会议室里，墙上标语中有这样一句话：TPM是公司腾飞的翅膀