内审技巧

內審技巧

內部審核技巧
一.導入技巧:
1.向上開花
由流程的未端切入,依流程順序往上追查.
2.向下挖根
由流程的首端切入,依流程順序往下追查.
3.天南地北
無流程先后順序審核,不受限制,隨意抽查.

二.抽樣技巧
1.樣本含義
審核中的樣本指的是實際審核的對象,包括:人.產品.材料.設備.文件.記錄.某一道作業.某一崗位等.
如:
文件管理---------------------某一個文件
品質政策的理解------------某一人
采 購-------------------------某一笔采購業務
制程管制---------------------某一道制程/作業
工作環境---------------------某一場所
糾正/預防--------------------某一異常事件
2.抽樣方法
(1)樣本數不能太少.
(2)抽樣前先作分類,再每類分別進行抽樣,這樣能保證樣品的代表性.
(3)所抽的樣本應能協助確認所有應查檢的項目.
如: 在作文件審核時,所抽的樣本應包括已換版過的,這樣才能確認其修改是否符合要求;還應包括外來文件,這樣才能確認外來文件的控制是否符合要求.
如: 在作檢驗審核時,所抽的檢驗作業最好包括結果為不合格的,這樣方便同時確認不合格品的控制和糾正預防措施兩項目.

三.面談技巧
1.找對對象並記住對方姓名及職位.
2.不要將審核引至辩论的局面,以確認事實為主要目的.
3.營造雙向溝通的場面:
a:盡量以開放的提問形式(5W1H 何人.何時.何地.何事.為何做. 結果如何)
b:不要自問自答
c:給對方充分時間回答
d:少閒聊或發表意見
4.順著受審人的語言去談.
5.若不了解,以別的措辭來提問.
6.一次只問一個問題.
7.一個樣本查完再抽新的樣本.
8.隨時記注.
9.就盡可能在面談對象的正式工作場所進行.
10.盡量消除面談對象的緊張感.
11.注意圍繞主題及掌握時間.

四.不合格判定
1.不偏離審核准則的要求,但結論的判斷不能超出標准的要求.
2.注意對過程的識別和過程的有效性.
3.慎重對待沒有形成文件或文件表述不夠詳細,沒有書面記錄或記錄內容不夠具體的不合格事實.
4.在完成全部審核后作出不合格的判定.