关于记录的控制，如何防止过期记录表格的非预期使用
我们公司的空白记录表格，执行文件控制程序，有名称版本号，更改日期记录等。
产品太多，记录表格几百份，在发给现场使用时，很难执行文件控制程序，比如每份登记，签字，盖受控章。
所以我们每次发放记录表格到现场时，只登记名称版本号，打印数量及使用负责人。当记录表格发生更新时，依据发放数量，回收相应版本号相应数量的记录。
但是，每次回收时，很难做到原数收回，经常少个几张未填写的表格。在后续生产中，这些表格随时会从哪冒出来，造成标准与记录数据不对应。
其实我们现场的每种记录文件，都已经单独封装成册，放于指定位置，由专人负责管理，但还是会有上面的情况发生。
产品太多，记录表格几百份，在发给现场使用时，很难执行文件控制程序，比如每份登记，签字，盖受控章。
所以我们每次发放记录表格到现场时，只登记名称版本号，打印数量及使用负责人。当记录表格发生更新时，依据发放数量，回收相应版本号相应数量的记录。
但是，每次回收时，很难做到原数收回，经常少个几张未填写的表格。在后续生产中，这些表格随时会从哪冒出来，造成标准与记录数据不对应。
其实我们现场的每种记录文件，都已经单独封装成册，放于指定位置，由专人负责管理，但还是会有上面的情况发生。
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1 个回复
yiqun_sun (威望:81) 在校学生 员工
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记录表升版变更时，回收样本更换新版本，这样使用者就自然会用新版的了。
如果手中有未用完的旧版记录，按规定回收或用完自然交换。
对于复印使用的记录这样控制就能保证不会使用旧版了（因为现场不会有太多旧记录，都是用时才复印的）
而对于印刷使用的记录，方法同上，但要事先确定使用完变更还是未用的全部回收，
因为现场存量相对校多，可能在这上会容易出问题，但如果使用者负责任，去样版处核对就不至于用错了。
方法归方法，最终还是要看使用记录的人。如果他没这个意识，自己在电脑里都可以任意做个记录来用、或者拿出骨灰级旧版记录来用也是可能的，这可能就要使用行政手段管理了。