再谈文件控制,你做到位了吗?

**文件控制程序
编号：RC/QP4.2-01 版次：0/A
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发布： 实施：


1目的
对与质量体系有关的文件进行有效控制，确保相关场所能获得、使用文件的有效版本，防止失效和作废文件的非预期使用，确保文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行。
2适用范围
适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3职责
3.1总经理负责《质量手册》、《程序文件》、《质量计划》的批准。
3.2管理者代表负责《质量手册》、《程序文件》、《质量计划》的审核及三层次作业文件的批准。
3.3技质部经理负责作业文件、操作规程、工艺规程及其它技术性文件的审核；
3.4办公室主任负责组织相关部门编写质量体系所需的文件和确定文件的发放范围；
3.5办公室是质量管理体系文件的归口管理部门，负责各类文件的发放、回收、借阅、复制、使用、更改等的管理和控制。
3.6各部门负责本部门与质量管理体系有关文件的收集、整理、归档等。
4工作程序
4.1文件的分类
⑴按文件性质分，本企业质量管理体系文件分为五类：
A类：质量手册，包含质量方针和质量目标；
B类：程序文件，包含标准要求的6大程序文件
C类：作业文件，包括各项管理制度、规范、规程、作业指导书等具体运作文件；
D类：记录表格，质量体系运行所产生的记录、证据等；
E类：外来文件，包括公司购买的、相关方提供的与质量体系有关的标准、文件；
⑵按文件的受控状态分，本企业质量管理体系文件分为两类：
A类：受控文件，指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版 等）的文件，使用完毕后应予以回收保管，受控文件有受控文件清单、发放记录，且保持最新版本。
B类：非受控文件，指在发放使用后，不进行追踪管理及回收的文件。
受控文件有受控标识，用以表明其受控状态。
4.2文件的标识
4.2.1文件的编号
A类，质量手册：RC/QC□〇〇
B类，程序文件：RC/QP□〇〇，对程序文件中的各具体程序：RC/QP**-□□；
C类，作业文件：RC/WI□〇〇，对作业文件中的各具体文件：RC/WI**-□□；
D类，记录表格：RC/QR□〇〇，对记录表格中的各具体表格：RC/QR**-□□；
E类，外来文件：文件编号沿用原编号，若无编号应编号为RC/QF〇〇-□□
注：①“RC”为润成公司简称；
②“□”为版本标识；
③“**”为标准条款号；
④“□□”为流水号；
⑤“〇〇”为启用年号，如2005年，简写为05；
⑥ 修改码：1/A表示第A版第1次修改；
4.2.2文件的发放编号
文件的一般发放编号：○○，当一个部门需要分发多个文件时，有分编号，记作：○○-□□，如03-01、04-02。
00：存 档； 01：总经理；02：管代； 03：技质部； 04. 生产部
05：采购部； 06：销售部；07：车间； 08：仓库；
4.2.3部门代号
技质部：JZ；生产部：SC；销售部：XS；采购部：CG
4.3文件的发放与回收
4.3.1受控文件的发放由办公室提出发放范围，审批后由办公室文件管理员按《受控文件配置表》进行发放，管理者代表负责审批非技术性文件的发放范围，技术性文件的发放范围由技质部经理审批。文件领用人领取注有分发号和带有“受控”标记的文件，并在《文件发放回收记录》上签名。文件的发放应确保需要使用文件的各场所均能获得适用文件的有效版本。
4.3.2文件破损，使用人应办理更换手续，新文件分发号仍用原文件分发号，破损文件交回销毁。当文件丢失后，使用人办理申请补发手续，原文件自动作废，必要时，将丢失而作废文件分发号通知各部门，以防误用。补发的文件应给予新的分发号，且补发文件的领用人在《文件发放回收记录》上予以签名，并注明丢失文件的分发号；文件回收时，回收人应在《文件发放回收记录》上签名。
4.4文件的更改
文件需要修改时由更改提出部门负责人填写《文件更改申请单》交审核人批准。批准后，由办公室负责收回所有原文件，实施更改，以确保有效文件的唯一性。更改应注明更改标记和更改生效时间。更改可采用划改（个别字需要修改）、换页（部分语句及段落需要修改）、换版（文件需大面积修改）等方式进行。表格的样式更改也应执行本条款。更改后的文件发放按本程序4.3.1执行。文件更改和现行修订状态以修改码编号方式得到识别。
4.5文件的保存
与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方，并进行适当的维护。各部门带有受控标识的文件由本部门资料员负责保管,保存期没有特别注明，皆为长期保存，作废保留的文件按注明的保存期保存。任何人不准私自外借受控文件，不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.6文件的作废与销毁
办公室对作废文件进行全部回收、登记、加盖红色“作废”印章后单独隔离保存。如需作资料保留的文件，统一由办公室加盖红色“作废保留”印章后单独隔离留存，办公室视需要对保留文件进行登记，建立保留文件清单。对需要销毁的作废（或失效）文件，由办公室主任填写《文件处理申请单》，经管理者代表批准后统一销毁，销毁的文件其文件号两年内不可再用。
4.7文件的借阅和复制
借阅、复制与质量体系有关的文件，要经管理者代表批准后向资料管理人员借阅、复制，并填写《文件借阅复制记录》。借阅的文件须在规定的时间内归还，且借阅期间借阅人不得损坏和丢失文件；复制的受控文件不作“受控”标记为无效文件。
4.8外来文件的识别和控制
4.8.1各有关部门负责及时识别和收集与本部门质量工作有关的外来文件和资料，必要时对其适用性和有效性进行评审，由相关主管部门负责确认签字后，方可启用。各相关部门应将获得的各类外来文件交办公室统一按本程序发放、使用、保存和管理。
4.8.2外来文件分发后, 应注意外来文件来源处的联系和最新动态，并对其进行追踪,以确保及时获得其最新版本，确保使用有效性的外来文件。一但发现现行版本失效，办公室应立即从现场收回，并在《外来文件登记表》上注销。
4.8.3每年内部审核时，由管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件进行评审，各部结合平时使用情况对文件予以评审，并报办公室，作为体系文件改进的输入。
4.8.4外来文件涉及到顾客提供的文件有知识产权时，应保护顾客的知识产权。
4.8.5对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.9作为质量记录的文件应执行《记录控制程序》。
5相关文件
5.1 RC/QP4.2-02《记录控制程序》
6相关记录
6.1 RC/QR4.2-01《受控文件配置表》
6.2 RC/QR4.2-02《文件发放回收记录》
6.3 RC/QR4.2-03《文件更改申请单》
6.4 RC/QR4.2-04《文件处理申请单》
6.5 RC/QR4.2-05《文件借阅复制记录》
6.6 RC/QR4.2-06《外来文件登记表》**