官方的交流信息格式

现在需要给每个客户发一个官方正式的交流信息,目的是通知每一个客户他们产品上的某些元素不是强制使用的(以前是强制使用),以此想得到各个客户的反馈情况,这种官方的信息格式是什么样的, 请大神们帮忙....
(直接发邮件显得有些水平低下, 所以需要一个像某些权威机构下发文件似的那种官方格式)