总部作为供应商该如何管理

公司有部分产品是需要从国外总部的工厂采购，我们国内销售部在与国内客户签订合同前，已经与总部销售邮件确认了总部生产产品的交期，但是我们总部的规定是当我们国内公司的销售部与国内客户签定合同后，他们才会与我们签订采购合同。
现在的问题是我们国内的销售部根据邮件确认的交期已经与客户签署了合同。我们再与总部签定采购合同时总部把交期更改了，
请问该如何避免类似情况的一再发生呢？程序文件上该怎么编写？
我们和总部是两个独立的公司，iso体系也是独立的。