外来文件识别不全怎么解析

1、听您描述，首先我认为贵公司应该是没人主导或是没有监督机制对外来文件的识别进行监控；
2、一般来讲《文件控制程序》内容、包括三层文件《外来文件管理规范》所涉及流程应该很健全，既然向您所描述文件、流程都有，那说明过程中有未按要求执行的情况；
3、以我公司为例，外来文件需要由接口部门牵头，组织相关部门进行内容评审，并形成识别矩阵，有输入就得有输出，最终评审输出内容是否涵盖输入的所有要求。并且公司内审也会有对外来文件要求识别的审核内容，可以作为此项的监督机制；
4、针对原因分析，可以按楼上老师说的用5why，更快捷。也可以组织相关部门对识别过程进行分析，寻找问题的根本原因。建议按流程-人员-职责-执行-控制（评审）-持续改进分析顺序，或是用PDCA的思路进行分析；
以上是个人意见，希望对您有所帮助，如果有说的不到位或是错误之处，还请指正。