外来的电子文件的管控

外审老师在现场审核过程中发现一份表格未能提供发放回收记录，这份文件是由研发人员通过邮件的形式发给技术人员（公司的研发和生产不在同一个地方办公），技术人员根据文件内容自行编制了一份表格放在生产线上以供参考。审核老师开出不合格项要求在文件控制程序中加入对电子文件的管理，像这种电子文件的需要如何受控管理，保证其是最新版本？将文件转换为内部形式时需要走什么程序？