对审核中发现的不合格如何采取改进措施

摘 要：对审核发现的不合格采取纠正措施是贯标组织必须开展的工作，通过改进能够不断提高质量管理体系的有效性和适宜性，从而确保组织的业绩得到改善。采取纠正措施的过程中必须把握五方面工作：识别和确认不合格、不合格原因分析、制订可行的措施、有效地组织实施、对实施效果进行验证。
　　关键词：审核 不合格 改进措施
　　GB/T 19001：2000标准对组织质量管理工作提供了基本要求，组织在理解和具体的操作中需要将其转化为组织系统化的过程管理活动，一个组织通过了体系认证并不能代表组织的产品质量就必然有了保证，也不能代表组织的管理状况达到了高的水平，标准的精髓是为组织引入了改进和完善自身管理的机制，组织可以通过对每一过程进行严格可行的策划和控制，发现问题找出不足，积极采取改进措施，促使组织质量管理工作以螺旋上升方式不断提高，因此，内外审发现的不合格是组织改进的重要机会，而对不合格采取的纠正和预防措施的有效性必然直接影响质量管理体系能能否有效运行。为提高体系运行的效果，制定合理的纠正和预防措施尤为关键。
　　现就如何对审核发现的不合格采取纠正和预防措施，谈一下我的体会，希望各位专家给予指导。
　　一、纠正和预防措施流程图(见图1)
　　二、明确职责，落实责任部门
　　每一组织对纠正和预防措施的管理部门和职责都有规定，这是组织开展工作的前提，但明确组织机构并不能保证工作顺利开展，还必须制定相应的程序、管理制度、管理方法，特别是审核发现的不合格采取的纠正和预防措施，应在内部质量审核程序中规定或直接引用相应的程序。对于内外部审核发现的不合格，审核方只针对审核区域存在了的问题描述不合格，纠正措施的管理部门应组织技术、质量、各检测室等部门综合分析，落实不合格发生的责任部门，并且能够举一反三，深思其它区域是否也存在同样问题，从根本上杜绝不合格产生原因。
　　三、需要时应制定质量计划
　　对于建立体系时间较短或不合格问题范围较广的组织，可以根据需要进行质量策划，编制质量计划，明确纠正措施的管理过程、控制方法、职责、检查和考核的方法。统筹安排措施的时间进度和相关要求，从而充分发挥归口部门的指导、协调、监督和考核作用，确保措施的有效性，质量计划涉及的活动应包括图(1)所示的各项过程。
　　四、纠正和预防措施实施的要点
　　1、原因分析要准确，不合格原因分析是否到位和准确对纠正和预防措施取得良好效果起着至关重要的作用，一方面应避免纯理论和空洞的分析，要从密切结合生产和管理实际出发，充分应用质量管理工具和方法深入分析，综合考虑、人、机、料、法、环、测等诸方面的实际情况，这样才能保证原因分析一针见血，措施有的放矢便予取得实效，另一方面，从错踪复杂的现象中找出主导因素，突出问题的重点是原因分析的目的，主导因素的确定应在系统分析的基础上进行，是具体并可采取措施的，依据主导因素我们方可以制定切实可行的措施。
　　2、措施制定应得力，主要把握三个方面
　　1)重点针对主导因素，抓住了主导因素就抓住了纠正和预防措施的关键和发展方向，其次，还要考虑次要的因素，以便使措施取得更好的总体效果。
　　2)措施制定要具体且可行，责任部门应从具体工作入手，集思广益，研究挖潜，制定便于实施的措施，归口管理部门组织对措施的可行性予以评审，安排好其后的协调和监督工作。
　　3)实施过程要严肃，包括严格按计划进行；必要时调整计划；职责明确并落实到位；实施过程要切实督促检查；进行必要的考核。
　　3、突出效果验证的作用，纠正和预防措施看重的是效果，只有对效果进行充分验证，才能保证纠正和预防措施的有效性，在进行效果验证时，主要应抓好以下几个工作：
　　1)明确验证部门和验证人员的职责。验证部门应具备一定的权威性，对纠正和预防措施的实施过程进行跟踪验证和考核，验证人员由具有资格的人员，最好由具备能力的内审员承担。
　　2)明确验证项目，针对原因分析的合理性、措施制定可行性和措施实施的效果等工作由验证人员跟踪验证。
　　3)坚持现场验证，搜集第一手资料，出具明确的验证结论。
　　4)重视对纠正和预防措施的巩固，改进过程中往往涉及文件和资源的变化，必须修改文件和调整资源，才能使纠正和预防措施进入良性循环，使效果得到巩固。
　　综上所述，对审核发现的不合格采取纠正和预防措施是每个组织必须着力抓好的重点工作，在注重完整性的同时应突出措施的有效性，这样才能产生良好的效果，使体系在运行中不断得到改进。