对关闭不合格项及填写验证意见的几点看法

对关闭不合格项及填写验证意见的几点看法

对关闭不合格项及填写验证意见的几点看法
　 现场审核所发现的不合格项均要关闭。所谓“关闭”是认证行业中通俗的说法，就是对现场审核开列的不合格项进行整改，使其达到标准或体系文件要求的过程。关闭不合格项是组织的事，验证不合格项能否关闭一般是审核组长的事。笔者在查阅现场审核资料过程中，发现有些组织常常不能正确关闭不合格项，对有关要求还不十分清楚；个别审核组长也不能正确验证不合格项的关闭，填写验证结论过于简单。比如，组织以为将不合格项予以纠正就可“关闭”，这种就事论是的处置，个别审核组长在验证时当作纠正措施予以认可。笔者就此谈一下个人看法，供参考。
1．组织如何正确关闭不合格项
组织要正确关闭不合格项，必须做好纠正、不合格原因分析、采取纠正措施等三个方面的事并提供证实：
（1）纠正（处置） 要求按标准、法规或体系文件的有关要求，对开列的不合格项进行整改。这种纠正只是就事论是地处置，目的在于消除发现的不合格。
（2）不合格原因分析 不合格虽然纠正了，但是要分析不合格产生的原因，以便下一步采取对策，防止再发生。不合格产生的原因无非主、客观两个方面，也就是我们常说的应从人、机、料、法、环五个方面找原因。应分析主客观原因，作实事求是地描述，文字要准确，强调用数据说话，不要含糊笼统。
（3）制定纠正措施 这是为了防止同类不合格现象再次发生，根据不合格原因分析所采取的针对性强的措施。纠正措施不同于纠正，后者仅就事论是地改正，前者则要举一反三地做出系统安排。纠正措施要有针对性和可操作性，对于能够在短时期内完成的，应及时实施纠正措施；对于不能在短时期内完成的，应制定纠正措施的实施方案（或实施计划）并证明已开始实施。
上述三个方面的事都要提供证实，而且证实材料要充分。例如，文件内容存在问题的不合格项要提供以下整改证据：
1）原因分析，要列出产生的原因，写在不合格原因分析栏即可。
2）纠正措施，应包括修改相应的文件、培训相关人员、按新文件实施等方面的证据。对于每一纠正及纠正措施的落实，应提供充分的证据，以证实确实完成了这一不合格项的整改，提高了对标准的理解。
2．组长如何填写验证结論
审核组长应从以下几方面对组织不合格项整改结果进行跟踪验证并给出肯定的结论：
（1）不合格事实是否予以及时处置。
(2）不合格的原因分析是否准确，在程度上可以分为准确、基本准确、欠准确、不准确四个档；欠准确的要具体指出，不准确的要求组织重新进行原因分析，这是制定纠正措施的首要、基础工作，原因分析不准确，制定的纠正措施就无效。
（3）纠正措施是否制定并实施；如实施时间长，其措施的实施方案（计划）是否可行，做结论时应注明下次审核是否跟踪.
（4）证实材料是否满足要求，这些证实材料要与原因分析、纠正措施一一对应。审核组长需认真审查，不能满足要求时，应要求受审核方提交补充材料，直到满足要求为止，由此延误了时间应在报告中说明。例如，上述文件内容存在的不合格项的证实材料应包括：
——文件更改的审批、发放、更改前后的对照；
——涉及到的人员要培训，要有培训内容，培训班出勤人员的签字，学习心得或考试成绩等；
——按新更改的文件实施的证据。
（5）验证结论是合格还是基本合格，是否需要下次审核时跟踪验证实施的有效性。不是每一个不合格项都需要下次审核进行验证其实施的有效性，要分析其不合格项的内容及整改的情况，综合给予评价而得出结论。
总之，对于不合格项验证结论的填写，最好不要简单概括为“纠正措施有效”，这样不能反映组织整改的实际水平。希望今后的不合格项的验证结论，从以上五个方面给予评价。
上述看法是否合适，仅供各位同仁参考。