不符合项回复

请教一下各位前辈，IATF16949外审，这次外审老师开出的不符合项为，与de客户签订的一般性釆购条件和与ma 客户签订的釆购通用条件无合同评审记录。
但此两个客户为老客户，且识别了客户的特殊要求，所以评定为轻微不符合。
De客户未签订的事实为，审核老师在审核 订单评审的资料时发现订单最下面有一段用英语写的注意项：内容为其它的客户特殊要求参照 一般性釆购条件，可在我司网址上下载此文件。所以审核员就问了这个客户的这个 一般性釆购条件有没有评审记录，我们没有这个文件呀，因为销售在做订单评审时没有发现这段话呀，我们又问了销售经理，结果销售经理又找客户才把这份 一般性釆购条件票过来，然后审核老师让我们补了一份客户特殊要求清单，接着审核老师说你们这个合同评审有问题，要改善，所有给我开了这个不符合项。
但是我又不能按实际原因写，求高手指点，我该如何写原因呢？
我们的程序文件内有写明相关合同协议需组织进行评审，且需要以合同评审记录表的方向保留其评审的证据