7 天学会高效管理时间

第二天



前一天，我们动笔写了一份为期一周的时间表，对时间管理有

了亲身体会。现在，我们来学习有关的知识，以便能做得更好。

任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：

1 明确你的价值观

2 确定你的目标

3 对你的目标按优先级排序

4 明确你的任务

5 对任务按优先级排序

价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本

的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，

也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值

观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。

什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明

确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己

的目的地，你很可能会到达别的地方。

上一节练习中的事件可以分为几个类别：

健康——看牙医，洗澡，等等

家庭——给家里打电话，等等

友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等

爱情——准备烛光晚餐，等等

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工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等

金钱——夜间兼职的面试，等等

兴趣——看演唱会，等等

重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放

在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。

目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。它们应该直接

源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。

目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采

取若干步骤。

例如，周末有一对矛盾：要么去外地拜访朋友，要么准备星期

天的报告。

如果你决定去外地访问朋友，而不为报告做准备，你的目标很

可能是：保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。

如果你不去访问朋友，而是准备报告，你的目标很可能是：尽

最大努力完成工作。

当然，保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视

程度取决于你的价值观。

把友谊放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足源于

你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的价值观可能是：你对生活

的真正满足来自于追求卓越。

再如，任务表中还有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司

开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它

们分别代表的是工作、金钱和兴趣，对它们如何排序，也完全取决

于你的价值观和目标。

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一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就

很简单了。



下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你

的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？

总是 经常 很少



1 我觉得我可以工作得更努力

2 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时

3 我常常把事情留到最后一分钟才做

4 对我来说，开始一项工作很难

5 我对下一步要做什么不很确定

6 我要开始做某件事之前，要拖延很长时间

7 我不知道我做的是否足够多

8 我在不同的任务之间频繁地换来换去

9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高

10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高

11 我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理

12 我不可能完成我想做的全部事情

13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情

14 到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底

15 我工作时没有任何计划





请把你的答案和后面的解释互相对照。

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1. 我觉得我可以工作得更努力

你总是觉得你可以做得更好一些吗？如果你总是觉得自己的

时间没有发挥最大作用，这说明你的时间管理技巧有问题，你要学

会善用时间。

1. 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时

很多人对自己的工作时间只有个大致的印象：我好象一直在工

作。这样是不行的。人们的感觉往往和实际并不相符。研究人员用

录像机摄下实验者的工作情况，把统计得到的工作时间与实验者自

我感觉的工作时间对照，发现两者之间的差距相当大。如果你对自

己的工作时间没有明确的认识，最好花一天至一星期的时间，逐小

时记录自己的工作时间，结果说不定会使你大吃一惊。

1. 我常常把事情留到最后一分钟才做

如果总是出现这种情况，有两种可能原因：一是你忽视时间管

理，不使用时间表，二是在制订时间表时，没有依照合理的顺序。

1. 对我来说，开始一项工作很难

哪怕订好了计划，要开始做这件工作，仍是件头疼的事——如

果常常出现这种情况，那么，症结不在制订计划的环节，而在于“行

动”这一环。你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服

拖延的技巧。

1. 我对下一步要做什么不很确定

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如果总是对下一步要做什么不很确定，则是缺乏整体计划的表

现。

1. 我要开始做某件事之前，要拖延很长时间

请参见对第4 项的解释

1. 我不知道我做的是否足够多

请参见对第1 项的解释

1. 我在不同的任务之间频繁地换来换去

怎样确定分配给不同任务的时间段长度，是一项重要的技巧，

过长或过短都会降低你的效率，你可以通过测试和记录来确定最适

合自己的间隔。

1. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高

没有人能完成排除外界影响，不同的地点对人的工作效率有不

同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。如果你清楚地知道自

己在哪些地方的工作效率较高，说明你对自己很了解。这有助于你

进行时间管理。

1. 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高

请参见对第9 项的解释。



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1. 我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置

之不理

这也是缺乏整体计划的表现。

1. 我不可能完成我想做的所有事情

人不可能完成所有想做的事情，在制订时间表时必须有所取

舍。但如果连时间表上的事情也总是不能完成，那么不是时间表不

切实际，就是执行的过程出现问题。

1. 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情

先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种事情确定优先

级，优先处理重要的事情。如果总是对此感到迷惘，则说明对自己

的价值观不很明确，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。

1. 到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底

如果因为缺乏计划和执行能力，常常不能完成想做的事情，就

会对自己失去信心，做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到

底。

1. 我工作时没有任何计划

这是你对自己的计划性的评价，请对照上面各项的解释，看你

对自己的评价是否适当。



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第三天

经过两天的学习，你是不是感到自己对时间管理有了更深的了

解，管理起时间来更轻松了呢？时间管理的精髓远不止此，今天，

我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响，还将学习更多内

容：任务的类型。

请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目

标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。

你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。

你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服

务的。

树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要

任务来实现你的目标。

树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你

现有的生活。

拿出一张白纸，画出一棵树，如下：

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在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，

在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任

务，完成这幅图。

你可以按照下面的步骤进行：

1．树根。写上你认为最重要的价值。如果你对这一点比较模

糊，不能清楚地说出自己最想要的是什么，请试一试这个办法——

重新拿一张纸，写下所有想要的东西，如健康、金钱、幸福的家庭、

爱情、事业、自由自在、旅行、安定…… 写完之后，划去你认为

最不重要的一项，再在剩下的项目中划去一个最不重要的，一直划

下去，直到只剩下一项，它就是你最重视的东西。

2．树干。写上你的人生目标。注意，你的人生目标应与你的

价值观是一致的，如果不一致，你写下的树根确实是你最珍视的东

西吗？或者，你写下的人生目标真的是你最大的希望吗？

3．主枝。写上几个主要任务。这些主要任务应是直接为你的

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目标服务的，实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样，请思

考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。

4．树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手

段，有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的，

没有树叶的树无法生长，但它们不应占据你的主要精力。

进行时间管理时，这幅图是重要的参考。

面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多

重要，从而对它们进行选择和排序呢？按不同的标准，任务可以分

为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务，在此基础上，你就

能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。

紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少

甚至消失。