内部跟踪审核

1．跟踪审核的含义和作用

(1)跟踪审核的含义

跟踪审核是审核活动的一部分，是内部审核及外部审核的延伸。它是对受审核部门采取的纠正措施（主要是短期纠正措施）进行评审，并对实施效果进行判断和记录的一系列审核活动的总称。

(2)跟踪审核的作用

①检查纠正措施（主要指短期纠正措施）实施情况、验证其实施效果；

②促使受审核部门建立防止不符合再发生的有效机制；

③促使受审核部门不断自我改进；

④通过跟踪审核，向管理层及时反馈各受审核部门对不符合项的纠正情况及处理态度，从而使管理层更进一步了解体系运行情况；

⑤向外部审核机构提供体系正常运作的证据。

2．跟踪审核的目的和范围

(1)跟踪审核的目的

①促使受审核部门采取有效的纠正措施和预防措施，防止不符合再次发生；

②验证纠正和预防措施的有效性；

③确保消除审核中发现的不符合项。

(2)跟踪审核的范围

跟踪审核以审核中发现不符合项的纠正情况为主，但常因需要而扩大范围，

对有效性的验证也因内部管理的需要而更为严格。

3．跟踪审核的形式

(1)现场跟踪审核

现场跟踪审核是指审核员到受审核主现场对原不符合项纠正措施的实施情况进行验证并记录。内部审核常采用这种审核方式。

(2)书面跟踪审核

受审核方以书面文件的形式提供给审核员作为已实施了纠正和预防措施的证据。审核员不到受审核方的现场，而就受审核方提供的书面证据，验证纠正措施是否已有效实施。外部审核一般采用这种形式进行跟踪审核，但对内部审核来说，若只属纯文件性的不符合，如文件没有经过授权人批准，文件更改没有按有效程序进行或缺少某个程序文件用来指导某项工作等，也只需要书面跟踪审核即可。

4．跟踪审核的实施

(1)实施要求

①跟踪审核应有专门管理机构负责，应建立相应工作程序，以确保跟踪审核正常、规范的实施；

②跟踪审核时间应提前通知受审核部门；

③实施跟踪审核的人员可由原审核组中的成员进行，也可委派其他有资格人员进行，但实施跟踪审核的人员应了解该项跟踪审核工作的资料和背景情况；

④审核员对纠正措施实施情况验证后应将验证情况记录在不符合项报告验证一栏中并签字。对纠正措施已按计划实施的，应将实施效果记录下来；对没有按计划实施的不符合项或对实施效果不能满足要求的不符合项，审核员可再以不符合项报告形式反馈至受审核部门并报告管理者代表；

⑤对跟踪审核结果应形成书面报告。

(1)跟踪审核的内容

①纠正措施是否在规定期限内完成；

②纠正措施实施后效果怎样；

③纠正措施的实施过程是否有记录可查，内容是否完整，并按规定进行了控制；

④纠正措施的实施导致有关体系文件的更改，这种更改是否按有关规定进行并做好了更改记录。

如果某些纠正措施的实施效果需要很长时间才能实现，可留待下一次内部审核时验证。

(3)跟踪审核报告

跟踪审核报告一般由跟踪审核员编制，由审核工作负责人（如审核组长或管理者代表）批准，必要时提交管理评审。审核报告内容包括：

①受跟踪部门。当跟踪审核报告是对一个部门所出的报告，那么这个报告只是针对一个部门。若跟踪审核报告是针对多个部门的跟踪审核情况而出具的报告，那么此时审核部门即为多个部门综合性报告；

②审核依据。如试行标准、管理手册、程序文件、作业文件及纠正措施计划等；

③审核理由。主要说明为什么要进行本次跟踪审核；

④审核简况。需说明跟踪审核派出几位审核员、对多少不符合项的纠正措施实施情况进行跟踪，书面跟踪多少不符合项，现场跟踪多少不符合项等；

⑤审核结论。对不符合项的纠正措施实施情况通过跟踪作一个综合性结论，并通报各部门在实施纠正措施过程中的表现和态度；

⑥领导批准。