表单表格的编号?

想问大家一下，表格的编号，如果表格的具体内容（而不是表格的样式）发生变化，那表格的编号也要变吗，应该不要吧。，例如我们厂的内审报告就是这样，审一次表格的编号换个版本，因为每次内审报告内容都会有所不同，我觉得这样做似乎有些不妥，应该加个别的什么号才行。请大家帮忙解释，应该怎样做才对。
还有一个关于文件收发回收的问题。例如：一部门主管离职，经他签收在他部门的受控文件，经他移交给了现在的持有人之时，文控必须在现场，并在文件收发回收记录上签名，表示文件并没有丢失什么的且由文控回收，然后文控必须再写一份文件收发记录表让现在的持有人签名，表明现在的持有人已经拥了一份完整的文件并且得到了签名确认。这样做应该没有错吧，只是会比较麻烦，请大家能够提点什么好的建议或者意见，教教小妹。很抱歉，因为小妹没有经过系统的培训，只是来厂里面，学了那么一点，可以说是才疏学浅，内心中充满了要学习的欲望，只可惜有的时候，会感觉力不从心，希望大家能够多多赐教。