提高纠正和预防措施的有效性

提高纠正和预防措施的有效性



杨万春 王宗仁

质量体系的有效性集中体现在是否能使质量体系很好地保持、完善和提高产品的质量。因此，纠正和预防措施是十分重要的。如何提高纠正和预防措施的有效性呢？笔者认为，下面几个问题十分重要。

一、职责明确是前提


1.明确归口和配合部门及其职责

归口部门应该是综合的权威部门。组织的纠正和预防措施一般既涉及管理工作又涉及技术工作，只有综合的权威部门才能很好地发挥指导、协调和归口作用。同时，需要技术等部门的有力配合。如果这两类部门能够充分发挥作用，就在很大程度上保证了纠正和预防措施的组织和协调力度。

任何一个管理到位的归口部门都应充分发挥3个方面的综合职能：一是归口“立法”；二是归口组织、指导和协调；三是掌握归口情况并检查和考核。因此，纠正和预防措施归口部门的职责首先是制定有关程序、管理制度、管理办法；其次是综合把握重点与方向；第三是牵头组织纠正和预防措施的实施、协调和验证。配合部门要立足本职、搞好配合，不能把此项工作当做额外负担。

2. 明确信息提供和归口部门及职责

信息是选择、确定和验证纠正和预防措施的重要资料，明确信息的提供和归口部门是搞好纠正和预防措施的重要基础。

信息提供部门应是质量检验部门、质量检查部门、产品销售和顾客服务部门以及技术部门等，归口部门应是要素的归口部门。这样，信息的处理才会既紧密结合实际又流转有序。

信息提供部门的职责主要是将日常工作中比较重要的质量问题，通过某种信息载体迅速、清楚地提供给信息归口部门。信息归口部门的职责是将以上信息分析之后予以判断、分类、传递和跟踪。

3. 规定实施部门的职责

实施部门的职责主要体现在3个方面：一是按指令、要求和实际情况进行立项；二是制定并实施相应措施；三是保持和强化实施的效果。

当然，实施纠正和预防措施可能涉及配合部门，这些部门是处于相对次要地位的实施部门。对配合部门的职责，可以在纠正和预防措施的有关文件中作出规定，最好在有关立项表或经批准的措施计划中予以明确，其具体职责应围绕以上3个方面落实。

二、信息有效为基础

信息是十分重要的基础，相当于体系的神经网络和见证文件。对于与现场密切相关的纠正和预防措施要求来讲，信息的重要性更是不同寻常。这是因为没有信息就不能有针对性的立项，就不能对措施进行有效的调控，就不能对措施效果进行真实的验证，就不能实现与产品实物质量和管理现状的密切结合。

应该强调指出的是，必须是有效信息才能发挥应有的作用，无效信息不但浪费资源，还可能造成其他损失。

在纠正和预防措施的实施过程中，如何才能使信息有效呢？我们认为，应做好以下3个方面的工作。

1. 建立恰当的载体

载体的建立主要体现在渠道和形式上。渠道就是信息流动的网络，即信息流转涉及的单位及其相互关系。载体一般是文件化的。 一次信息包括生产记录、检查记录、检验记录、顾客访问卡片等；二次信息包括统计报表、简报、总结，以及在一次信息基础上形成的表格等。从表现形式看，可以是纸张的，也可以是电子媒体的。

充分利用建立在一次信息基础上的二次信息，能起到事半功倍的作用。要使纠正和预防措施的信息更好地流动和发挥作用，对这些信息应在选择和优化之后再作规定。可以将其设计成固定信息和灵活使用的信息单两大类。

2. 进行有序的流动

纠正和预防措施的信息流动应遵循2个原则：
第一， 前进不受阻，就是要流动、要传递、不能中间停止；
第二，上传并下达，就是既有提出单位向归口单位上传，又有归口单位向有关单位下达。

3.实行有效的管理

纠正和预防措施的信息管理体现在下图所示的各环节之中。
纠正和预防措施信息管理过程图


管理的要求具体体现在4个方面：第一，明确信息流程和载体；第二，明确信息单位的职责；第三，明确信息的内容、时间和传递要求；第四，明确处理要求。

这些要求应体现在有关的文件中，由信息归口部门组织、检查和协调。管理的重点是：流转要正常有序；内容要突出重点。


三、原因分析要到位

原因分析是否到位对纠正和预防措施取得良好效果起着至关重要的作用。原因分析是否到位主要体现在以下2个方面。

1. 密切结合实际

应避免纯理论和空洞的分析，要密切结合生产和管理实际，充分应用质量管理工具和方法进行深人的分析。具体操作时，可结合人员。设备、工艺、原料和方法等诸方面当时看到和实际发生的情况。这样做，才能保证分析一针见血、措施有的放矢，便于取得实效。

2.找出主导因素

只进行广泛的原因分析而不找出起主导作用的原因，措施的制定就无法做到有的放矢和突出重点。主导因素的确定应在系统分析的基础上进行，并且主导因素应该是具体并可采取措施的。

原因的分析一般应专门进行，不应应付或在措施的制定中附带进行。只有找出了主导因素，才能制定出切实可行的措施。


四、措施得力是关键

如果把纠正和预防措施的管理过程看作一个网络，措施的制定和实施就是这个网络的骨架。如何使纠正和预防措施更加得力呢？应从以下3个方面把握。

1. 重点针对主导因素

抓住了主导因素就抓住了纠正和预防措施的关键和发展方向；同时，还要考虑到次要因素，以便使措施取得更好的总体效果。

2. 措施要具体并可实施

措施不具体就无从下手，不可实施无疑是纸上谈兵。如果在措施中加大技术措施和硬件的分量，效果更好。

3． 确保实施到位

措施实施到位要注意以下几点：
① 严格按计划进行，必要时调整计划；
② 职责明确并落实到位；
③ 实施和归口部门要切实督促检查；
④ 进行必要的考核。


五、效果验证不能少

纠正和预防措施着重的是效果，判断措施是否得力应以效果作为衡量标准。在进行效果验证时，主要应抓住以下3个方面。

1. 明确验证项目

① 原因分析是否进行，主导因素是否找出；
② 措施是否制定并与主导因素对应；
③ 措施是否按计划进行；
④ 措施效果如何；
⑤ 措施如何巩固。

2. 坚持现场验证

现场是指立项单位的工作现场和管理现场，甚至是产品实物。不到现场验证第一手材料，就不能验证到真实情况，就不能进行有的放矢的评价。

3.明确验证人员

验证应由适当的人员进行，这些人员包括归口部门的人员、配合部门（分归口部门）的人员和实施部门的人员。可由分归口部门预先验证有关措施，也可由总归口部门组织验证。验证一般应形成记录。

验证应对措施是否完成作出明确的结论，确保效果。

六、文件巩固很重要

应该采取文件化的办法巩固纠正和预防措施。

1. 制定和修改有关文件

在纠正和预防措施运作的过程中，有时为了巩固其效果需要制定新文件，有时需要对原有文件进行补充、完善和修改。这些文件一定要纳入原有的文件体系，以便整体运作。

2.实施文件

新制定或修改的文件必须经过实施或运作，被纠正或预防的项目才可能进入良性循环，使效果得到巩固。可以由实施单位自己证实实施情况，但分归口和归口部门也要予以证实。

总之，纠正和预防措施是每个获证组织必须着力抓好的重点工作。要注意完整性，突出有效性。所谓完整性就是前面讲的几个方面，只有这个基础牢固了，才能产生良好效果，使体系运行更加有效。




作者单位：北满特殊轮股份有限公司



——摘自《中国质量认证》2001年第2期