关于文件受控的疑惑

       关于文件受控的问题虽然在有些人看来不是那么重要，但是本着规范的角度讲还是要尽可能做好。
       目前有文件控制程序，对文件作了分类、编码规则、受控、发布、回收等说明，并且附上了许多常用的表格格式。但是问题也出在这边，因为文件分类做得太细，把所有文件种类都列出，在使用过程中会出现各种各样新的文件种类，在原先的分类表上找不到，文件编号就没法进行，包括使用的一些表单，原先的文件里面没有就要求增加进去。
       那岂不是增加一个表单或者一个文件种类、甚至文件使用过程中一些小问题需要调整的时候就要改文件控制程序了？
       个人认为这样改文件控制程序就太频繁了，起不到好的管控作用，本来是应该制定了方案后面按照方案去做，实际变成了执行过程倒逼文件更改，同样也说明了编文件制定的这些东西太想当然。
       究其原因就是文件控制程序编制得太细，文件控制程序应该是明确要求、文件分类方法、编码规则等。可以举例说明，但是不能直接规定死具体做法。因为程序文件涵盖面很大，规定太多会制约文件的发展，如果具体到某类或某个文件，那么规定可以详细一些，文件控制程序下面如果再设一个文件控制管理规定会不会更好些？
       再看了下二级程序文件和三级管理规定，发现有些程序文件直接就是把管理规定内容放进去二合一了。也不是说这么做不好，但是编制过程中总有些问题没有考虑到，这样程序文件就容易有问题需要更新。
       另外关于不受控文件的管理并没有提到，我的本意是文件控制程序中没有提到的那可以自行定义，自己编制或者引用外部文件，经过领导批准即可生效。并不是所有文件都必须受控的。当然有些公司好像还会有非受控文件的管理规定，加盖非受控章之类，这方面知识不太了解了。
        领导和同事目前认为文件都需要受控，并且一方让我改程序文件，一方又让我不要轻易改动。夹在中间很难受，请问各位有什么好的想法吗？