产品配件放错或部件漏装时，补发流程怎么走？

公司产品发给客户后，客户拆箱发现少了配件，或配件是错误的，临时方案是补发新的配件给客户。
但产品生产入库后，工单已关闭，要补发给客户的话，ERP系统无法挂到工单上，目前是品质发个邮件给销售部门，由销售部门在ERP里开个0单价和销售订单，然后发货。只是销售部门认为这样不妥，不是他们的问题，不应由其开销售订单方式来处理。
不知道大家有没有遇到这种情况，是怎么处理的，求指导分享。谢谢。