问题出在没有“作废”标识

【案例描述】

B公司在建立和实施质量管理体系时，对质量管理体系文件的编制、讨论、修改，特别认真。尤其对公司《质量手册》，自从文件编写组形成初稿（讨论稿）后，公司总经理亲自组织中层以上管理人员一页一页、一条一条地进行阅读讨论，提出了许多符合实际的修改意见。

由于总经理重视，大家对质量管理体系文件的编制工作也敢于和乐于发表意见，这样，文件修改的地方、修改的次数就越多。从《质量手册》的形成初稿（讨论稿）到总经理批准发布的三个多月里，已经作了四次重大修改。

2000年4月上旬，公司把《质量手册》送到质量管理体系审核机构审阅。审核机构根据该公司选择的ISO9000标准的要求，又提出一些需要补充和修改的意见。于是，总经理又亲自指挥，组织文件编写组人员重新学习ISO9000标准，并根据审核机构提出的意见，又认真仔细地修改了一遍，并且作了修改记录。

但由于这次修改涉及页数较多，如果按换页处理，几乎要换去该手册的四分之三。于是，编写组提议换版，即从A版改为B版，得到总经理的认可和批准。

手册换版后，公司办公室按《文件和资料控制程序》要求，做了以下工作：

1.由负责文件发放的办公室，向文件签收人员，逐一收回了旧版（A版）《质量手册》，并作了记录。

2.对手册B版重新加盖“受控文件”印章。

3.对手册B版按A版的编号、分发号，发放到有关人员，并重新履行签收手续。

4.对收回的A版《质量手册》，除办公室留下两本作资料保存外，其余都装入纸板箱内。在该纸板箱上贴上了“作废、待处”的标识字样。

应该说，文件控制的工作做得是比较“周全”的。但是，偏偏在万全之中的“一失”，却造成B公司在文件和资料管理上的不合格项。

在B公司《质量手册》4.5要素及《文件和资料控制程序》的描述中，都有这样明确的规定：

“作废文件须由办公室及时从所有发放和使用场所收回；对因特殊需要，保留的作废文件，都应加注醒目的“作废”标记，以防止误用。”

B公司办公室的疏忽就在这里，他们在别处都想到了文件的控制要求，并采取了控制措施；而对应特殊需要保留的作废文件，都应加注醒目的“作废”标记，却没有实施。

质量管理体系审核机构派出的审核组，在检查到他们保留的两本A版《质量手册》时，一下子发现了漏洞。所保留的两本A版手册，已是无效文件，却无“作废”标识。

审核组问B公司审核陪同人员和办公室主任：你们的A版、B版两个版本的《质量手册》，是否都属有效版本？被问者只好诺诺认错。审核组给他们开了不合格项，B公司有关人员心服口服。



【案例评议】

这个事例告诉我们，实施质量管理体系，执行质量管理体系文件，是一件既严肃又细致的工作。首先，必须熟悉质量文件的各项有关规定。对规定不熟悉，不清楚，当然谈不上有效执行；第二，每件工作做过后，应养成自检自查的习惯，发现了问题，好及时纠正改进。