工作笔记可否代替质量记录？

【案例描述】

F公司是个以承办展览为主业的综合性服务公司，始建于1993年。

公司在建立、实施ISO9000质量管理体系之前，员工的工作热情是很高的。他们又分工，又合作，从上到下，对各项工作都很认真负责。因此，该公司曾经获得政府有关部门的奖励和取得许多荣誉称号。在会议室里，各类奖状、锦旗挂得琳琅满目。

但是，这个公司有一个普遍性、习惯性的毛病是，不论管理人员，还是办公人员，做的工作都记在自己的笔记本上，比较规范的记录则很少。如：

业务员接到参展客户的电话，或与参展客户洽谈的内容，则记录在业务员的笔记本上；

办事人员联系展出场馆、联系会场、联系餐饮住宿单位，等，则把联系的情况，记录在有关办事人员的笔记本上；

有关负责人检查展出准备工作情况，或检查展出现场情况，也把检查结果，记录在有关负责人的笔记本上。

公司总经理获得内部信息的通常途径是召开工作例会，听取汇报，而不是查看、分析有关记录。

1999年7月，F公司决定建立ISO9000质量管理体系。根据ISO9000标准要求和公司在日常管理工作上的薄弱环节，他们特别注意“质量记录的控制”这个要素。在《质量手册》的编制中，文件编写人员对4.16要素（记录的控制），从目的、适用范围、职责分配、以及任务和管理要求，作了详细描述。同时，编制了《质量记录控制程序》文件，对质量记录的控制作了比较具体的规定。如：

1.确定行政办公室为质量记录的归口管理部门。

2.规定了各部门在业务工作中必须要作的质量记录。

3.由行政办公室统一编制公司“质量记录一览表”，并统一制作了大部分质量记录的表式，规定了编号。

4.强调对质量记录纳入文件系列管理，由各部门的资料员负责登录、整理、保存或送办公室归档，等。

但是，在实施中，有个别管理人员和经办人员仍被习惯性的思想行为所控制。应该按规定、规范做的质量记录，都随随便便地记在笔记本上。还有理由地说：“现在忙，以后再补，反正笔记本上记着呢！”。这样，就出现了以下情况：

公司的《过程控制程序》文件中规定：“展品进馆前，须召开进馆准备会议”，“展览会开幕前，须进行安全检查”。对这两项重要的活动，公司有关部门都实施了，但都没有按规定作记录。

2000年3月，质量管理体系审核机构派出的审核组到F公司进行认证审核时，检查到了上述问题，于是对“进馆准备会议不能提供资料（记录）”、对“现场安全检查不能提供检查记录”而开了不合格项。



【案例评议】

这个事例告诉大家什么呢？

1.一个公司建立并实施ISO9000质量管理体系，是从旧的管理模式转变为与国际接轨的新的管理模式。因此，首先必须克服与之不相适应的旧概念和旧习惯。

2.建立和实施ISO9000质量管理体系，不只是编写质量管理体系文件，更重要的要做好思想教育工作，也即做好宣贯工作，以增强员工对贯彻实施质量管理体系各项要求的自觉性。

3.要做好对有关资料的检查、验证工作。把实施、检查、记录、验证，作为做好一件工作的整体性要求。