部门使用的外来文件也要管理好

【案例描述】

B公司是属规模较大的公司，所属的部门有10多个，并且都有较大的职权和相对的独立性。

公司在建立和实施ISO9000质量管理体系时，对文件资料实行两级管理，公司办公室负责公司级文件的管理，包括公司制订的文件和由公司办公室签收的外来文件。这方面，他们的工作是做得一丝不苟的。

1.所有公司制订、发放的受控文件，从拟稿、审核、批准、发布、发放及归档等都处于受控状态，手续完备，记录齐全。

2.所有由公司办公室签收的外来文件，包括上级下发的行政法规性文件，顾客和有关方提供的经营性文件，及上级业务部门提供的技术规范、标准等，都进行分类、编号、登录，进行归纳管理。需要发放有关部门使用的，都留下发放和签收记录，有据可查。

3.办公室设文书档案专管人员，对文件资料的回收、归档、借阅及作废、销毁等都有一套严格的管理和审批制度。并且对文件资料管理存放的环境和设备也是适当的。

应该说，B公司的公司一级文件和资料的控制、管理较为到位，办公室主任D先生对此也沾沾自喜。他自认为他们公司的文件资料管理是经得起检查的。

然而，质量管理体系审核机构在B公司进行质量管理体系审核时，对B公司的文件资料管理却开3个不合格项。毛病是出在一些重要部门，如技术部、生产部对应控制的文件资料没有控制。

如：查公司生产部正在贯彻实施的《GB/T××××-1997××××产品生产管理规范》，技术部使用的《GB/T××××-1997××技术术语》均未控制，无登录，无编号，无专人管理。询问部门负责人时，他们回答说，在外面开会时上级部门发放的，或说，从书店里买来的。公司办公室主任说，他不知道这些部门有这类技术文件。



【案例评议】

B公司的文件和资料管理属不合格，这是理所当然的。但从该公司的教训中，应得到哪些启示呢？

第一，文件和资料控制的内涵，应包括公司和部门所使用的所有受控文件和资料。

第二，文件和资料控制的外延，应包括“跳过”办公室而由业务部直接获得的外来文件，及从书店里购买作为公司选择使用的的各类技术标准。

第三，文件和资料的管理部门（办公室）应对部门的文件和资料管理，制订制度性的规定。如，由部门获得的使用文件，须到办公室登录、编号、备案等，并以公司名义正式发布。

第四，较大的公司，下属各部门须设文件和资料专管人员。办公室负责对各部门的文件管理和使用情况进行监督、检查。

总之，对文件和资料的管理和控制，是一件非常细致的工作，不仅要有严格的制度规定，而且在实施中还必须进行有效的检查、验证。