ISO推出改善商业记录管理程序的指南

ISO最近发布了一套新的指南，这套指南的目的是为组织的管理者提供一种标准化的记录信息的方法。显然，一套可信、可靠和可使用的资料记录是所有组织都需要的。
在从事商业活动的过程中，信息资料被创造、接收并不断在实践中被引用。为了保存记录并保证其真实性、可靠性、可用性和完整性，元数据必须通过在域内的和跨域的时间系统产生出来。新的ISO23081-1：2006就是这样一种可以将资料在应用软件或信息系统中使用以支持商业活动和资料记录管理的程序。
负责档案和记录管理项目的ISO小组委员会专家成员罗伯特·麦克林表示：“ISO23081-1清楚地表明了一个组织怎样才能系统地和有效地记录其信息、加以保存，并用一种支持商业目标的方法来管理。”
通过创造和维持可靠的记录，并在需要的时间内保护他们的完整性，组织就能够以一种有序、有效和负责任的方式来管理其企业。罗伯特·麦克林进一步指出：“高级管理层将能够看到切实的好处，如成本的降低、更好地风险管理，从而有助于更好的企业管理。”
新的ISO标准是一个理解和实施在《ISO 15489：信息与文件——记录管理》的框架内使用的元数据的指南，它致力于商业程序中记录管理元数据的适应性和支持商业和记录管理程序的元数据的不同角色和类型，它还为管理这些元数据确立了一个框架。
通过记录并管理元数据，组织可以从中得到的益处包括：能够保护作为证据的资料并确保其可信性和可用性；提高理解资料的能力并支持和保证这些资料作为证据的价值；有助于确保资料的真实性、可靠性和完整性；支持和管理访问途径、隐私和权利以及对整个支持系统的有效修复。
《ISO23081-1：2006，信息与文件——记录管理——第一部分：原则》，是将在今后2年内开发的整个框架的第一部分，这个框架还将包括下列文件：
第二部分：实施问题。
第三部分：对现有的元数据装置或模式的评估手段以评定它们与第一部分中的原则的关系。
ISO23081-1：2006是由负责“信息与文件”的ISO/TC 46“档案/记录管理”SC 11小组“记录管理元数据”工作小组WG 1开发的。