审核员如何把握ISO14001:2004的新要求

ISO 14001：2004标准（以下简称新版标准）于2004年11月15日发布后，国际认可论坛（IAF）为了适应认证审核的需要，在与国际标准化组织（ISO）协商的基础上，在（IAF GD4：2004 IAF：关于获得认可的认证从ISO14001：1996到ISO 14001：2004的转换计划》中规定：到2006年5月15日，所有基于ISO 14001：1996标准而颁发的证书将全部失效，新证书将全部基于新版标准。IAF还规定了两个阶段的转化期：第一阶段为准备期，时间为新版标准发布后6个月，组织可以自己决定采用新版标准或旧版标准。准备期也便于各个国家的标准组织将这个国际标准转化为采用本国语言的国家标准。第二阶段为转换实施期，时间为准备期后的12个月，这期间所有的认证审核都要采用新版标准。对认证组织而言，这个阶段主要是通过正常的监督审核确定组织对新版标准的符合性。中国认证机构国家认可委员会（CNAB）也在《CNAB—AG 32：2005：认证机构实施依据新版GB／Y 24001国家标准的环境管理体系认证的转换指南》有类似规定。
2005年5月15日后的审核基于新版标准。对于开展认证审核的审核员，在新版标准的理解和审核把握上必须适度，否则要么对标准要求没有充分覆盖，要么对组织提出超出标准的要求，都不符合审核的原则。本文旨在探讨审核员如何把握新版标准有变化的要求，对于标准原有要求不再涉及。
一、文件要求
基于ISO 14001：1996的审核有一条不成文的规定，即凡是标准提出要有程序的地方，如果组织没有相应的程序文件，可以开出不符合。现在，必须纠正这种认识了。新版标准及其资料性附录A.4.4指出，文件不一定以手册的方式存在。
新版标准对文件的要求可能对于有些审核员来说，觉得非常难以理解，有的认为无法审了。这样的担心是多余的。通观新版标准的内容，并没有弱化对文件的
要求；新版标准所要求的形成文件的方面都体现在4.4.4中，为了与ISO 9001：2000接轨，虽然新版标准文字量增加了不少，但实质要求增加不多，真正增加的是对体系范围文件化的要求。
对于审核员来说，不用担心审核时看不到程序文件，因为在新版标准A.4.4中说明了如何考虑是否将程序形成文件，其中列举了将程序文件化的种种益处。当组织没有任何程序文件时，面对审核将承担巨大风险。审核员需要更加关注组织是否将体系范围文件化，而不能再要求程序必须文件化了。
二、几点值得注意的变化
1.法律法规要求：新版标准要求组织必须识别法律法规如何适用于组织，并增加了专门的条款要求组织识别法律法规的符合性。显然，新版标准对法律法规的符合性更加重视了，审核员应高度重视组织对法律法规符合性承诺的实践情况。
2.“环境绩效”的定义从关注管理体系转变为关注组织对其环境因素的管理，真正体现了引言中明确的标准的总目的：“支持环境保护和污染预防，协调它们与社会和经济需求的关系。”审核员在考察环境绩效方面应更加关注组织对环境因素的实际控制效果。
3.审核的过程方法：新版标准在引言“图l——本国际标准的环境管理体系模式”的注中，特别增加了以下内容：“许多组织通过由过程组成的体系以及过程之间的相互作用对运行进行管理，这种方式称为‘过程方法’。GB/T 19001——2000提倡使用过程方法。由于PDCA可以应用于所有的过程，因此这两种方式可以看作是兼容的。”这就是说，新版标准鼓励组织采用过程方法建立、实施和保持环境管理体系。从过程的定义和环境因素的定义看，环境因素本身就是过程，而环境因素是环境管理体系的核心，管理体系就是围绕环境因素展开的。
标准鼓励组织采用过程方法建立、实施和保持环境管理体系，审核员也应该相应地采用过程方法审核。笔者呼吁，过程方法应该贯穿于整个审核过程中。现在，认证行业普遍强调增值审核，按照过程方法进行审核是增值审核的必由之径。
三、标准条款审核的变化
4.1条款。要求组织确定环境管理体系的范围并将其文件化，审核员必须查看组织文件化的管理体系范围，明确哪些活动、服务和产品包含在范围内。一般来说，这种文件化的范围应在组织的环境管理体系手册（如果有）中作出规定。审核员应考察组织建立的体系是否包含标准的所有要素并有效运行，审核结论应在对整个体系进行全面审核后作出。
4.2条款。方针必须传达到所有为组织或代表组织工作的人员。审核员应关注这种传达是否充分有效，是否传达到了组织员工以外的人员，如承包方、分承包方、临时雇员等。同时，亡注意这种传达可以只传达相关内容，或采用多种形式传达而不是方针的文本，审核员不可机械要求．组织必须传达方针文本。
4.3.1条款。审核员要确定组织是否有文件化的环境因素信息，环境因素识别程序是否覆盖已规划的或新的开发，新的或修改的活动、产品和服务。本条款的另一个变化是将识别“可望对其施加影响的环境因素”改为组织“能够施加影响的环境因素”。由于变化太细微，其真正涵义并不确切，组织也很难区别。笔者认为，审核员只要把握组织是否识别可以施加影响的环境因素即可。
4.3.2条款。审核员应考察组织是否识别了与其环境因素相关的所有的法律法规要求和获取途径，而不仅包括直接适用的环境法律法规，如一些与环境因素相关的安全方面的法律法规。组织要确定法律法规和其他要求如何适用于他们的环境因素，即确定法律法规要求和其他要求与环境因素之间的关联性。如果组织只是获取了一些法律法规文本，但未明确文本的哪些内容适用于组织的哪些环境因素，在审核中不能接受。
审核员还要考察组织在建立、实施和保持环境管理体系时，以及建立方针、目标和指标、识别重大环境因素时，是否考虑法律法规和其他要求。
4.3.3条款。包含1996版标准4.3.3和4.3.4的要求，要求识别已规划的或新的开发，新的或修改的活动、产品和服务中的环境因素要求放在4.3.1中。
审核员要考察组织确定的目标指标在可行时是否可测量，是否与方针中持续改进的承诺相一致。审核员如果发现组织的目标指标长期不变，需考察不变的原因，无正当理由应认为不符合。
4.4.1条款。审核员应考察组织提供的资源是否包括基础设施，特别是对于那些必须有相应的环境设施才能实现对环境因素进行有效控制的场合。
组织要“确保资源的可得性”而不是“提供资源”。这意味着组织需要证明有应急计划用于保证合格的人员可以满足体系具体岗位的要求。新版标准将“提供”一词改为“确保”，这一点对于人员流动性大的组织尤为重要。审核员不仅要考察组织资源的满足情况，还要关注组织对潜在资源需求的满足能力。
审核员应考察管理者代表向最高管理者汇报的内容是否包括改进的建议。
4.4.2条款。组织不仅要保证内部员工的能力，还要保证为其或代表其工作的人员的能力。审核员要注意考察非组织内部员工是否具有相应的能力。
确保人员满足要求的手段不仅是培训，也可以采取其他措施，如招聘等。审核员不能要求组织必须通过培训保证人员的能力。
审核员要查看组织是否保持记录用于证明可能引发重大环境影响的人员的能力（基于教育、培训和经验）。审核员应了解组织是否已对所有为其或代表其工作的人员引发重大环境影响的可能性及相应的能力需要进行了适当的评估。
4.4.3条款。审核员应考察组织是否已决定就其重大环境因素对外沟通，并查看其文件化的决定。如果组织决定对外沟通，审核员应进一步了解组织是否已建立和实施对外沟通的方法。
4.4.4条款。审核员应考察组织是否具有体系范围的描述、文件和记录，用于确保有效地策划、运行和控制与重大环境因素有关的过程文件和记录。
4.4.5条款。审核员应查看外来文件，如许可证是如何识别的，其分发是如何控制的。
组织是否进行了文件评审并在必要时进行了修订，修订后是否经过再批准。新版标准没有现定评审要定期进行。
组织的文件变化及版次变更是否以“显示修订”、“文件修订表”等方式加以识别。
4.4.6条款。基本无变化。
4.4.7条款。审核员应考查组织是否已确定对应急准备和响应程序进行定期评审，是否按程序要求进行了定期评审。
4.5.1条款。由于标准不再强调必须要有“以文件支持”的程序，审核员不能对是否有程序文件提出要求，而应考查组织是否
保留了监视绩效和适用的运行控制的文件化信息。
审核员应检查组织是否对测量设备进行了校准或验证。
4.5.2二条款。4.5.2.1是对法律法规的符合性检查，与4.5.1一样，也不强制要求有程序文件，但要求建立、实施、保持一个或多个程序，并需要保留定期评价法律法规符合性的结果的记录。没有强调必须是环境法律法规，只要是适用的法律法规即可，这与4.3.2的修改相呼应，如存在与组织重大环境因素相关的安全法律法规，也要评价其符合性。
4.5.2.2条款。要求组织对应遵守的其他要求进行符合性检查，与法律法规的符合性检查类似，组织可以结合与法律法规的符合性检查进行。审核员首先应识别组织有哪些应遵守的其他要求，然后看组织是否进行了符合性的检查。同样要求组织对检查的结果形成记录。
审核员如果发现组织没有开展法律法规及其他要求的符合性检查，应开出不符合项。
4.5.3条款。审核员应注意把握组织识别、处理不符合和潜在不符合及评估采取的措施的有效性，全面考察组织满足标准的情况。
4.5.4条款。标准不再在本条款中指出具体要保留的培训、内审和管理评审的记录，这些要求分别在各自条款中有要求。审核员要注意识别组织建立和保留这些记录的职责分别属于哪些部门，并在相应部门中注意考察。标准不再要求有确定的记录保留期限规定，审核员应注意不能再强制要求组织规定记录保留的时间。
4.5.5条款。审核员应考查组织有无策划内部审核方案，这是
组织容易忽略的。审核员可参考ISO 19011标准有关审核方案的内容。
审核员应注意标准不再要求定期进行审核，而是按计划的时间间隔开展审核。审核员可以依照组织内审程序中规定的审核频率考察组织确定的时间间隔。
审核员要注意组织的内审程序不仅要规定“实施”和“报告”的职责和要求，还应该考虑“策划”和“保持记录”的职责和要求，不仅要对内审的范围、频率和方法作出规定，对内审准则也应作出规定。
审核员应注意考察组织如何保证参与审核的内审员的能力和公正性。对于中小组织而言，审核的独立性可以通过内审员独立于被审核活动体现，审核员不能强制要求组织的内审员不准审核自己部门的工作。
4.6条款。审核员应考查组织是否按计划的时间进行管理评审。
审核员应考查组织管理评审的输入输出是否包括标准中规定的全部内容，因为1996版标准对管理评审的规定没有使用输人输出的概念，也没有规定评审输入输出的具体内容。
审核员应注意组织有无评审体系改进的机会，这是标准的新要求。
审核员应注意标准对管理评审的记录要求只是针对管理评审的结果，而不是1996版标准规定的整个管理评审过程。
虽然新版标准的变化不大，但审核员需要深刻领会这些变化，并把握得恰如其分，从而在审核中充分体现标准的要求，避免出现不必要的尴尬。