长虹供应商管理系统（精华版）

第1部份 财务结算流程优化指南
一、流程实施范围：
2006年4月1日起所有供应厂商发票直接交寄至长虹公司财务部，按新采购结算流程执行。交寄地址详见长虹VMI管理系统网站“结算数据”栏内发布信息。
二、结算数据及相关信息公布地址
长虹VMI管理系统网站（以下统简称为“网站”）：http://chvm.changhong.com
三、结算数据发布流程
1、长虹公司于每个月第二个工作日导出上月未结算数据，并上传网站；
2、相关结算数据由分管采购员在2个工作日之内在网站上确认后，在网站上发布；
3、供应厂商如对结算数据有异议，请直接与分管采购员联系，经分管采购员查实并按照内部程序报批后交财务部处理。
四、发票开具规范：
1、供应厂商对网站发布的结算数据核对无误后，据此开具发票。
2、供应厂商以其最大版面开具增值税发票，不需按长虹各产品公司结算金额分别开具；
3、质量索赔扣款、认证费扣款、购我公司产品扣款等不能冲减结算发票的开具金额，长虹公司将对此部分扣款向供应厂商出具相关收据或发票；
4、发票开具的结算数据期间可跨月，但不得破月，如可将06年2月和3月两月的结算数据合并开票，但不可将06年2月10日至3月9日作为一个开票期间一并开票，跨月的发票付款结算日以最后一个月度为基准计算；
5、发票填写规范参照税务机关相关规定执行，现对一些易出错的问题提示如下：发票购货单位栏填写信息请参照网站“结算数据”栏内长虹财务部所发布信息内容；发票密码区打印内容应在相应的内容框内，字迹清晰易识别，框内右下角八位数字与发票号码相符。
6、除对结算数据审核有误并经采购员反馈确认外，增值税发票开票内容与我公司提供的结算数据必须保持一致；
7、备注栏填写说明：
（1）备注栏必须注明供应厂商代码、该张发票所对应的结算期间（如“06年2月”、“06年2-3月”货款）、供货方式（如“寄售”、“非寄售”、“需方预付”）；
（2）如所开发票含退货订单，必须将退货订单号同时填写在备注栏中。
8、退票事项：供应厂商发票发生如下事项，予以退票：
（1）购货单位栏填写错误，导致无法正常办理税务抵扣；
（2）密码区无法进行税务识别，导致无法正常办理税务抵扣；
（3）备注栏未按上述第7条说明填写，导致无法结算；
（4）供应厂商未经采购员反馈确认而自行开具与结算数据不相一致的增值税发票；
（5）其他未按照税务及财务规定开具，导致无法办理税务抵扣及记帐结算的情况。
9、损失追溯：
因供应厂商发票开具错误导致我公司无法办理税务认证，但当期价税合计已全额支付的，如在之后第2个结算日前仍未将重新开具的正确发票交达我方，其货款暂不予支付，由此造成的发票过期损失由供应厂商承担。
五、网站发票、相关信息录入及信息反馈：
为加强供应厂商与长虹公司就采购结算业务沟通的及时性、有效性，长虹VMI管理系统网站增设“发票管理”栏目，供应厂商必须在此栏目下进行相关信息的录入才能进入长虹公司采购结算付款流程。网站相关具体操作详见长虹公司物资部印发的“供应厂商VMI管理系统网站发票管理操作手册”。
1、 供应厂商联系信息录入
由于新流程涉及信息数据的初始化，因此要求各供应厂商在网站进行联系信息的初始化录入后，将注明录入信息内容对应的书面正式函件原件，随同已录入网站的结算发票一同交寄至长虹公司财务部。书面正式函件原件应包括下表所列要素，并加盖公司章及公司财务部门章。长虹公司将对此部分文档进行备案管理。
如未对网站“供应厂商联系信息”进行维护或及时更新，或网站维护信息与书面函件不一致，或维护修改后未将相应的书面正式函件交寄至长虹公司财务部的，其结算不能进行。由于信息提供错误造成支付错误发生的相关损失和费用由供应厂商承担。信息录入路径：“发票管理”－>“修改联系信息”
文本信息 说明
联系人 此五栏信息为长虹公司与供应厂商就采购结算业务的直接联系方式，包括相关结算票据如银行承兑汇票、贴息发票、拒付款通知单等的传递。
邮政寄送地址
邮政编码
联系电话
传真电话
银行帐号 长虹公司将根据此帐号对供应厂商进行付款结算。如此栏信息有变更，变更函上必须注明变更帐号的启用日期。
2、 发票信息录入
供应厂商在发票开具后必须在网站录入相关信息数据。路径：“发票管理”－>“录入发票”
发票信息数据 说明
发票代码（左上角） 发票的左上角（10位数）、右上角（8位数）数字。
发票号码（右上角）
无税金额 每份发票的总无税金额
税额 每份发票的总税额
采购订单号 非寄售供应厂商在不按期间结算的情况下录入的项目，其余情况均不得录入此项目；如有多个采购订单号，中间以“/”分隔。
结算期间起 录入整个月度结算期，如结06年1月货款，则录入“2006年01月01日起，2006年01月31日止”，且必须保证发票金额与VMI网站上对应日期段的结算数据完全一致。
结算期间止
（特别说明：上述信息根据每份发票录入，即一份发票仅录入一次，请完整录入）
3、信息反馈：
长虹公司财务部收到书面正式函件、发票后，到网站进行数据的核对、下载及相关问题的反馈，供应厂商可在网站“发票管理”界面查看发票状态。请各供应厂商及时作出响应和处理，否则由此造成的相关损失由供应厂商承担。
六、结算周期
长虹与供应商之间的结算采用定日结算方式进行，具体的结算日请各供应商与相关采购员联系获知。
供应厂商发票不得迟于其付款结算日的前5个工作日交寄至长虹公司财务部（以财务部收票日期为准），否则其支付日延至下个付款结算日。
七、其它
本次推行采购结算流程将根据实施情况不断进行优化，届时长虹公司将及时通知至供应厂商。

供应商发票管理模块操作手册
1． 登陆长虹VMI系统，可以看到栏目条“发票管理”（a）点击进入。
2． 点击后直接进入查询发票页面。
1） 在查询发票页面中，可以输入发票代码，发票号码，采购订单号，以及可审查状态，R3反馈和时间进行组合模糊查询。
2） 并且可根据发票代码，发票号码，采购订单号的进行升序降序排列。
3． 查询后可以看到发票的各种详细信息，包括发票代码，发票号码，采购订单号等，还包括是否通过审查和结算的信息反馈。在该张发票没有通过审查的时候您可以对其进行编辑和删除。
当该发票通过审查后就不能对其进行操作。
备注：此时的审查是核对纸质的发票与录入的信息是否一致。
4． 点击修改，可以修改发票信息。或者点击删除可以删除该张发票。
5． 点击“录入发票”进入录入发票界面。
1） 录入发票时发票代码，发票号码必须填写的，如果不填写提交时会出现提示信息（a）。光标移动到结算开始日或者结算期间止时会弹出日期选择窗（b），可以选择。
2） 下部分自动带出联系信息。如果该提示信息为“已修改，等待审查”，表示该联系信息已经提交到财务部处并等待财务部审查；如果财务部审查通过则提示信息变更为：“已审核通过”；没有通过为：“审核未通过，详情请查看备注信息”，并列出详细的备注信息。
3） 完成后提交，到此完成全部完成。供应商可以在查询页面查询到刚才提交的发票信息。
6． 在录入发票前请先维护联系信息，否则进入录入发票页面时报错。
7． 点击“修改联系信息”，可以对自身的联系信息进行创建和修改。
1） 当供应商第一次进入时可在文本框内输入各项信息，点击b“确定”提交，就完成信息的维护。
2） 当供应商第二次进入时自动带出上次填写的信息。
3） 填写完毕后提交，提示信息（a）为“已修改，等待审查”，表示该联系信息已经提交到财务部处并等待财务部审查。如果财务部审查通过则提示信息变更为：“已审核通过”；没有通过为：“审核未通过，详情请查看备注信息”，并列出详细的备注信息（c）。

第2部份 供应商发货与在途管理操作指南

长虹外购物资实施条码系统管理--对供应商/制造商的要求

1 管理目标
1.1　便于设计物料的收货、发货，提高数据采集的及时性、准确性；
1.2　便于物料盘存，准确掌握设计物料存货周转情况；
1.3 便于质量追溯。

2 术语
本规范中的供应商（供方）产品、供应商（供方）商品、长虹外购物资、物资、物料为同义语。
3 实施范围及基本要求

3.1 供应商需在所供属于我公司设计BOM上具有的外购物资时，打印其对应的《LPN标签》）和《装箱清单》，并将LPN标签粘贴在对应的独立包装上。
3.2 《LPN标签》和《装箱清单》标签内容均由供应商根据长虹VMI平台生成的数据文件进行打印。长虹公司将条码打印程序及相关的操作手册发布在供应商发货与在途管理平台上。物资部负责组织供应商辅导与推进工作。

4 LPN标签规则和应用要求

4.1 LPN标签

图1 LPN标签
1）发货通知单(ASN)：10个英文字符长度，装箱清单号或预先到货通知单号，以“V”开头；
2）物料代码：最长18个英文字符长度，R/3系统中对物料的编码；
3）物料描述：最长40个英文字符长度，对物料的描述，包括物料名称规格型号信息；
4）制造商信息： 制造商名称；
5）生产日期：以YYYY.MM.DD格式表示，物料的生产日期；
6）生产批号：最长50个英文字符长度，制造商生产物料时编制的生产批号；
7）包装数量：本张标签所粘贴的独立包装中包含的物料数量（基本计量单位）；由VMI平台依据标准包装数量自动拆分，同一批次的同一物料只允许有一个独立包装的物料数量小于标准包装数量；
8） LPN：10个英文字符长度。
9）分货标识：两位英文字符长度。用“字母+（A~Z）”表示已确认免检的物料，“数字+（A~Z）”表示未确认是否免检的物料，收货分解交验时均视为非免检，由质量部门另行鉴别。生成分货标识时以物料代码与供应商代码确认免检位，无记录则视为非免检。
10）箱序号：以数学分数形式表示。分母表示相同LPN号的独立包装总数量，分子表示第几个独立包装。
4.2 LPN标签技术要求
4.2.1 LPN标签的材料为普通不干胶铜版纸。图1中字体均为宋体字，条码为128码，字号均以Word字号为准，分货标识AB为数字的48号，其余标识为汉字字号。
4.2.2 规格尺寸宽×高为：95×60。
4.2.3 LPN标签应粘贴在对应的独立包装上，粘贴位置一般原则应在包装箱或托盘的前、后两侧右下角各贴一张，并相对固定。标注位置应平整、清洁、不易变形，且应防止被物流过程的其它标识所遮盖，以确保并方便本公司实现扫描操作和识读。

5 供应商实施条码管理的其它要求

5.1 对物料包装的要求
5.1.1 供应商所供物料原则上同一包装应为同一批次的同种物料。
5.1.2 对不可避免的混装，供应商应在包装上标注“组合混装，收货拆分”字样之物料箱，《LPN标签》贴于箱内各物料之包装物上。对此情况可视为合理混装，否则，视为原包装混料，列入包装质量不合格范畴
5.2　包装物流参数的要求
为便于长虹公司物料库房库位管理的科学化、规范化、标准化，特要求供应商在其所供认定品或首次供货时，向本公司提供以下基本的包装物流参数，以便本公司提前维护到库位管理系统之中（凡有变化的必须提前书面通知或电子文件）：
包装尺寸：每种包装规格的长×宽×高或其它立体几何形状的边界尺寸及该规格的基本计量单位数量。
2) 包装材质代号：每种包装规格的如纸质（1）、木质（2）、金属（3）、塑胶板（4）、塑料袋（5）等。
3) 单件重量：每种包装规格的单件重量，计量单位为t、kg、g。
4) 限码层高：N。如03、06、10等。
5.2 装箱清单的格式见附录A

6 接货点的补码操作程序
对供应商暂时无法打印LPN标签时，由长虹物流公司物资储配中心组织补码，并指定具体位置实施操作，并向供应商核收一定的工本管理费。