从纸质版文件过渡到电子版,文件控制程序如何写?

我改的文件控制程序,请大家多帮忙看看.


文件控制程序
1．目的
严格控制和规定全公司质量体系文件的编制、修改、审核、批准、发布、发放、保管、借阅、领用、作废处置的方法、要求和责任，确保各相关场所使用的文件为最新有效版本。
2．适用范围
适用于本公司所有纸介质和电子介质存放的质量管理体系文件、行政文件、公司内部通知及传真电报、外来文件和各类资料及其它文件。
3．定义和引用标准
采用GB/T 19000-2000术语，引用GB/T 19001-2000标准。
4．职责
1、总经理负责批准发布质量手册、程序文件；
2、管理者代表审核质量手册、程序文件；批准发布分管部门工作手册；
3、副总经理负责会审质量手册、程序文件；批准发布分管部门工作手册；
4、市分公司各职能部门负责会审程序文件和各部门工作手册中的相关内容；
5、综合办公室负责组织编写质量手册、程序文件；市分公司各职能部室、生产单位及各县（市）分公司负责组织编写本部门文件工作手册;
6、综合办公室负责组织质量管理体系文件，负责质量手册、程序文件及工作手册、质量记录等的发放、管理、更改、控制和归口管理，并对质量管理体系的实施情况进行监督；
7、综合办公室负责行政文件、外来文件的管理和控制；
8、市分公司各职能部室、生产单位及各县（市）分公司指定专人负责本部门文件、资料的管理和控制；
9、市分公司各职能部室负责本部门通知和传真电报的管理和控制。
5．工作程序
5.1文件的分类
1、质量体系文件（包括：质量手册、程序文件、工作手册、质量记录样式等）。
2、行政文件（市分公司或县分公司下发的相关文件）
3、外来文件（公司外部发来的文件）
4、市公司各职能部门通知和传真电报
5、各类资料
5．2文件的编号
综合办公室制定质量管理体系文件编号规则，各部门文件管理人负责各类文件的编号。
a) 质量手册、程序文件、记录的编号
参照《质量管理体系文件编号规定》执行。
b) 行政文件按公司行文编号执行。
c) 通知和传真电报按本职能部门规定编号执行。
d) 外来文件按原文件编号执行。
5．3 文件的编写
a) 质量手册、程序文件由综合办公室组织编写；
b) 本部门使用的文件工作手册由相关各部门负责编写；
c) 其它文件由各相关部门负责编写;
d) 文件编写人填写在文件封面上“编制”后。
5．4文件的审核、批准和发放
5.4.1文件的审批
1、 文件发布前均需获得批准,以确保文件是充分与适宜的。
2、 质量手册、质量管理体系程序文件由分管副总及各部门负责人会审，副总经理（管理者代表）审核，总经理批准。
3、 工作手册由相关部门编写，综合办审核，归口职能部室会审，分管副总批准（县公司和通信分局工作手册由管理者代表批准）；
4、 市分公司行政文件按综合办公室公文处理办法执行；县（市）分公司行政文件按本公司文件管理办法执行。
5、 当市场情况变化、本公司组织结构变化、生产流程变化等情况发生时，文件制订管理部门应考虑对文件进行评审、更新并再次批准。
5.4.2文件的发放
1、质量体系文件以电子版为主，纸质版为辅，由综合办公室留存纸质版文件，电子版文件以通知的形式发布于办公网，由各单位综合员下载质量手册、程序文件和本单位的工作手册并保存。
2、质量体系文件如发生更改，由综合办公司室，将更改后的新版本，重新发布于办公网，并更改纸质版文件。
5.4.4电子文件的使用
电子文件的管理应按照《山西省通信公司长治市通信公司办公自动化系统管理办法》执行，电子形式的文件资料在电子签名使用之前，领用发放过程与一般文件资料相同。
5.5文件的保管及归档
1 文件经审核批准后，原版文件（含计算机储存文件）由职能部门、生产单位及县（市）分公司派专人负责归档整理，防止文件的丢失，所存入计算机的文件均应备份。
2 介质和电子介质的文件资料均应妥善保存。电子介质文件应保证其不被删除和损坏，应防止电磁辐射、病毒等因素的侵扰；纸介质文件资料应保存在通风良好，具有适宜温度、湿度的场所，同时应考虑防火和其它防范措施。
3 电子形式的文件资料应保存在可靠的、易于访问的介质中， 在发放部门应有备份。
4 需要归档的文件，按照综合办公室的档案管理规定，进行分类、编目、归档。
5 文件管理人每年末全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。
5.6文件的借阅及归还
1、涉及分公司机密的文件和资料，一律不外借。
2、文件和资料的外借和分公司内部因工作需要借阅文件，需提出申请，经部门负责人批准后方可借阅。
3、临时借阅文件的人员,需填写《文件借阅申请表》。经文件管理部门负责人批准后, 可借阅文件。借阅者应在指定日期归还所借文件资料，到期不归还，由文件管理人收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。并保证其不被损坏和外泄。所借阅文件不得复制。
4、电子形式的文件资料的借阅，应设置用户权限，控制借阅范围。归还时应删除借阅人机器中的拷贝。
5.7文件更改、换版、作废
1、文件需要更改时，由提出更改部门(或个人)填写《质量体系文件更改申请单》上报综合办公室，注明更改原因，对重要更改还应附有充分的证据。文件修改完毕，报综合办公室备案，填写《质量体系文件更改登记表》。
2、文件的更改由原编写部门负责，如修改内容仅与本部门有关的由综合办审核本部门负责人审批修改，涉及到其他部门的其修改结果应按照5.4.1程序审批通过。文件更改批准后，将更改好的电子文件报综合办公室,综合办根据内容,更改留存的纸质版文件,并注明更改标记或在更改页记录的方式以识别文件的现行修订状态。
3、体系文件经50次修改或经内部评审后需大幅度修改时，可进行换版。原版次有效文件相应作废。文件更改后，应修改版本号等标识，按原审批程序，发放范围、发放程序换发新版本。
4、换发新版时，综合办公室在办公网上重新发布新版本的质量体系文件,同时注明旧版本的作废。
5、电子介质文件的修改，如需更改电子文件需填写《文件更改申请单》，经相关人员批准，通过审批后由操作人员进行更改。须先将现存最新有效版本从服务器上取出，并禁止其它人对其修改，修改文件，而后将改后文件重新放到原位置，并恢复其它人的访问权限。
6、作废文件由文件管理人将电子版的文件删除，纸质版文件销毁。
5.8文件的评审与更新
每年在管理评审会上对文件进行一次评审，如对文件更新换版要由相关负责人对文件进行再批准。
5.9外来文件的控制
外来质量记录依据其来源和用途，由综合办公室负责其收文流程收集、编号和分发控制。
6．相关文件
6．1《公文处理管理规定》
6．2《档案管理规定》
6．3《长治市通信分公司公文管理办法》
6．4《山西省通信公司长治市通信公司办公自动化系统管理办法》
7．质量记录
7．1《文件发放记录表》
7．2《文件借阅申请单》
7．3《质量体系文件更改申请单》
7．4《作废文件处理审批表》
7．5《旧版文件留用申请单》
7．6《受控文件清单》
7．7《收文登记表》
7．8《发文登记表》
7．9《文件回收记录表》
7．10《质量体系文件更改登记表》
7．11《文件销毁审批表》
8．附
《质量管理体系编号规定》