文件化是否表示要受控?

所谓文件就是“信息及其承载媒体”，文件可以沟通意图，统一行动。文件的目的是使管理的过程得到有效的运作和实施。而文件化则是将信息（文字、图片、声音、影像）以文件（纸质、电子、音视频）为承载媒体的形式记录并传递的过程。
文件化管理模式为当前管理体系所普遍采用。这种模式主张，在管理某项工作或活动时，应建立和实施程序，程序的执行需要保留可追溯的记录。
6S活运作为企业实施的一项管理活动，其活动的任何必要的信息当然应该文件化，即然是文件化，就应该对文件进行控制。应该建立文件化的程序来保证以下控制得到实施：
　　a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分的；
　　b) 必要时对文件进行评审、更新并再次批准；
　　c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；
　　d) 确保在使用中可获得有关版本的适用文件；
　　e) 确保文件保持清晰、易于识别；
　　f) 确保外来文件得到识别；
　　g) 确保文件的分发得到适当的控制；
　　h)防止作废文件的非预期使用，无论因为何种目的，如果需要保存作废的文件，应对这些文件进行适当的标识。
　　文件发布前的批准和更新后的再批准可以保证文件的“合法”地位，而且管理者从全局的角度来审视该文件，可以保证其充分性、可行性；管理层人员对文件的签署还可以提高文件的重视程度，便于文件的推行。